Ana içeriğe geçin

Dynamics 365 satış ekibiyle iletişime geçin arabirim öğesi

Bilgisayara bakarak kaynak tahsis eden bir kişi

Kaynak tahsis etme

İşletmeniz genişledikçe, projelerinizi zamanında ve bütçenizi aşmadan (şanslıysanız bütçenizin altında) etkili ve uygun maliyetli şekilde tamamlamanın bir yolunu bulmanız gerekir. İster projelerde ister günlük faaliyetlerde olsun, doğru kaynakların tahsis edilmesi hem kurumunuzun hem de takımınızın uzun vadede başarılı olmasında büyük önem taşır.

Kaynak tahsisatını anlama

Kaynak tahsisatı tanımı, takımınızın hedeflerini etkili şekilde destekleyen varlıkları atama ve planlama, projeleriniz için mevcut olan en iyi kaynakları seçme işlemdir. Bu işlem sayesinde çalışma saatlerinde kaynakları yönetip onlardan en iyi şekilde yararlanarak çalışanlarınızın gereğinden az veya fazla çalışmasını önleyebilirsiniz.

Bu işlem kaynak yönetimi olarak da bilinir. Kaynaklar önemli bir yatırımdır ve karlılık ile sürdürülebilirlik için doğru şekilde kullanılmaları gerekir. Kaynak tahsisatı sayesinde sizin ve takımlarınızın ihtiyacınız olan her şeye, ihtiyaç duyduğunuz anda ulaşabileceğinizden emin olursunuz.

Kaynak tahsisatı için altı adım

Başarılı bir kaynak tahsisatı için tamamlamanız gereken altı adım vardır.

1. Proje zaman çizelgesi oluşturun

Proje yönetimi becerilerini kullanarak, projenizi aşamalara bölersiniz ve bu aşamalarda ayrı ayrı görevler oluşturursunuz. Ardından, projeyi bir bütün olarak yönetmek yerine bu aşamaları yönetirsiniz. Ayrıca bir aşamada yapmanız gereken ana görevleri dönüm noktalarından yararlanarak tanımlayıp her aşamanın süresini de tahmin edersiniz. Tüm bunları bir araya getirdikten sonra proje zaman çizelgesini oluşturmak için görevleri, aşamaları ve dönüm noktalarını planlarsınız.

2. Önemli kaynakları ve bütçeyi tam olarak belirleyin

Her göreve gerekli kaynaklar atanacağından ve bu kaynaklar görev kapsamında yönetileceğinden kaynak tahsis etme, bu işlemin temel bir bölümüdür. Zaman çizelgenizi tamamladıktan sonra her bir görevi tamamlamak için gerekli kaynakları belirlemeniz gerekir.

Her proje için gerekli olan ayrı kaynaklar bulunur ve bunlar projeye göre değişiklik gösterir. Kaynak türleri şunlardır:

  • Çalışanlar: Projede çalışarak katkıda bulunan tüm takım arkadaşları.

  • Ekipman: Fikir aşamasından proje sunumuna kadar kaynak üretmeniz gereken her türde araç veya yazılım. Ayrıca, özel ekipmanların önemli miktarda para ve zaman yatırımı gerektirdiği de dikkate alınmalıdır.

  • Malzemeler: Gerekli sarf malzemeleri. Buna, büro malzemelerinden otomobilleriniz için benzine kadar çeşitli malzemeler dahildir.

  • Tesisler: Takımınızın çalışacağı binalar ve çalışma alanları.

  • Bütçe: Yukarıdaki tüm kaynakları satın almak için gerekli para.

Projenizi ve bütçesini yönetirken gelişmeleri takip etmek ve görev başına ayrılan bütçeyi aşmamak için proje muhasebenizde giderleri izlersiniz.

3. Kullanılabilir kaynakları belirleyin

Şimdi, projelerinizi teslim tarihlerinde tamamlamak için kaynakları bulmanız ve istemeniz gerekir. Buna, donanım ve malzemeleri toplamadan çalışmak için müsait olan takım arkadaşlarını bulmaya kadar her şey dahildir. Bu kaynaklar aynı anda birden çok proje üzerinde çalışabilir ancak kaynaklarınızın kapasitelerinden haberdar olmanız gerekir.

4. Kaynakları atayın ve tahsis edin

Kaynaklarınızı bulduktan sonra projeye eklemeniz gerekir. Projenin tamamlanmasını geciktirebilecek tüm sorunları planladığınızdan emin olun. Bu sorunlar arasında yazılım sorunları, paydaş değişiklikleri ve kurumsal önceliklerin değişmesi gibi birçok durum olabilir. Takımınızın projeyi zamanında teslim etmeye çalışırken karşılaşabileceği yaygın zorluklardan bazıları şunlardır:

  • Kaynak kullanılabilirliği

  • Proje kapsamındaki değişiklikler

  • Konum ve saat dilimlerindeki farklar

  • İşlem ve görev gecikmeleri

Bu sorunlardan bazıları diğerlerine göre daha etkili olsa da her biri projenin tesliminin yavaşlamasına neden olabilir. Neyse ki bunların birçoğu için projeniz boyunca sorunla karşılaşmanız durumunda erkenden uygulayabileceğiniz acil durum planlarını ve ilgili teknikleri belirleme ve planlama imkanınız vardır.

5. Proje zamanlamasını izleyin

Bu adım basit gibi görünebilir ancak her değişiklik, kendinden sonraki zaman dilimi için projenizin tüm zaman çizelgesini etkileyebilir. Bu nedenle, buna göre ekstra zaman ayırdığınızdan emin olun. Aşağıdaki etkenlere dikkat edin:

  • Gereğinden fazla çalışan ve kullanılan takım üyeleri.

  • Planlanmamış tatiller veya hastalık izinleri.

  • Bağlı görevlerde ciddi gecikmelere neden olacak gecikmiş görevler.

  • İş hedef ve amaçlarında değişiklikler.

profesyonel hizmet otomasyonu (PSA) yazılımı gibi bazı araçlar zaman izleme, proje yönetimi ve faturalandırma gibi zaman kaybına neden olan idari görevlerin otomatikleştirilmesine yardımcı olur.

6. Engelleri aşmak için bir teknik belirleyin

Her görevin başlangıçta planlanan tarihlerde bitmesi ve projenin tam olarak belirlenen tarihte tamamlanması çok nadir bir durumdur. Projenizin teslim tarihine bağlı olarak, belirli görevleri bitirme tarihleri konusunda daha esnek davranabilirsiniz. Zaman çizelgesinin gerisinde kaldıysanız kullanabileceğiniz iki teknik bulunur: kaynak düzeltme ve kaynak dengeleme.

Kaynak dengeleme, sınırlı veya ortak kullanılan kaynaklarınızın olduğu ancak zaman çizelgesini uzatabileceğiniz durumlarda faydalıdır. Kaynak düzeltme ise teslim tarihini uzatamayacağınız durumlarda mevcut kaynakları iyileştirmek için faydalıdır.

Hangi tekniğin daha faydalı olacağını seçmek için zaman çizelgenizde ne kadar değişiklik yapabileceğinizi belirlemeniz gerekir. Hangi tekniği seçerseniz seçin, yönetim aracınızın da sizin kadar esnek olması gerekir.

Dynamics 365 Project Operations ile kaynakları iyileştirme

Projenizin zaman çizelgesini oluştururken ve takım üyelerini belirli görevler için tahsis ederken takımınızın bütçeyi aşma endişesi taşımadan proje odaklı, son tarihe dikkat ederek ve başarı elde etmek amacıyla çalıştığından emin olmanız gerekir.

Dynamics 365 Project Operations tek bir çözümde projeleri kolaylaştırmak, görevleri etkin şekilde kullanmak ve karlı bir işbirliğini yönetmek için araçlar sunar. Takımınızın yaratıcı ve ağır işlere odaklanabilmesi için zaman kaybına neden olan idari işlerini yönetin.