Chuyển đến nội dung chính
Một người cầm thiết bị máy tính bảng, đang kiểm tra hàng tồn kho.

Hướng dẫn cần thiết để kiểm soát hàng tồn kho

Khi doanh nghiệp vừa và nhỏ của bạn phát triển, bạn có thể thấy rằng thương mại điện tử, hậu cần và kho trở nên phức tạp hơn. Việc ghi lại hàng tồn kho và hàng bổ sung vào kho có thể không dễ dàng như cách đây một năm, vì vậy, bạn sẽ cần triển khai các quy trình và hệ thống được trang bị để xử lý khối lượng công việc mới của mình.

Đây là lúc kiểm soát hàng tồn kho. Nhờ các biện pháp kiểm soát nội bộ và sản xuất phù hợp, bạn có thể chắc chắn rằng mình đang nắm kiểm soát chi phí hoạt động, đồng thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Kiểm soát hàng tồn kho (còn được gọi là kiểm soát kho) là quy trình quản lý mức tồn kho của công ty bạn ở một hoặc nhiều địa điểm. Về cơ bản, việc theo dõi các mặt hàng và đảm bảo doanh nghiệp của bạn sẽ giữ số lượng tối ưu các bộ phận hoặc sản phẩm trong kho, dù đó là hàng trực tuyến, trên kệ hàng hay cả hai. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho cũng theo dõi việc sử dụng, lưu trữ và di chuyển sản phẩm – từ khi nhập kho cho đến khi giao đến khách hàng.

Khi chú tâm loại bỏ sản phẩm bán chậm và tăng số lượng sản phẩm bán chạy, bạn sẽ tối đa hóa lợi nhuận, đồng thời tiết kiệm thời gian, tài nguyên và tiền bạc với lượng hàng tồn kho ít nhất.

costs

Dynamics 365 giúp quản lý hàng tồn kho và kiểm soát chi phí

Xử lý nhiều hoạt động kinh doanh và theo dõi doanh số bán hàng cũng như tài chính với Dynamics 365 Business Central – Một giải pháp quản lý kinh doanh toàn diện kết nối năng lực của bạn và nhóm nhằm đưa ra quyết định dài hạn tốt hơn.

Lợi ích của việc kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho đóng vai trò then chốt của công việc kinh doanh nhưng gần một nửa số doanh nghiệp nhỏ không có biện pháp kiểm soát hàng tồn kho. Mặc dù vẫn có thể duy trì doanh số bán hàng cao, nhưng lợi nhuận sẽ bị ảnh hưởng gần như ngay lập tức nếu bạn không có biện pháp kiểm soát này. Thông thường, khách hàng sẽ không chờ đợi các đơn hàng tồn đọng hoặc các sản phẩm có thời gian giao hàng kéo dài mà họ sẽ tìm đến các đối thủ cạnh tranh của bạn để đặt hàng.

Biện pháp kiểm soát này cung cấp:

  • Kiểm soát chất lượng. Theo dõi và quản lý tất cả các khía cạnh liên quan đến kho, bao gồm cả chất lượng, để đảm bảo các mặt hàng được luân chuyển qua kho.

  • Kiểm soát tổ chức. Đảm bảo rằng bạn có đủ sản phẩm để đáp ứng mọi đơn hàng, cũng như nguồn hàng an toàn – kho đóng vai trò như bộ đệm để giảm tình trạng một mặt hàng được gắn nhãn "hết hàng".

  • Tính chính xác của kế toán. Việc lưu giữ hồ sơ chính xác về hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài sản, đặc biệt là trong các cuộc kiểm toán. Việc bạn nắm được số lượng sản phẩm sẽ giúp bạn biết bao nhiêu sản phẩm đang bị mất, bị hư/hỏng cũng như hiểu được giá trị của doanh nghiệp.

Theo dõi hàng tồn kho chính xác có nghĩa là các đơn hàng được thực hiện nhanh chóng và chính xác, tăng hiệu quả cũng như năng suất, đồng thời giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và giữ chân khách hàng – với tất cả sản phẩm đều đến từ một nhà kho hoặc kho dự trữ được sắp xếp hợp lý.

Tuy nhiên, để theo dõi hàng tồn kho, bạn phải nắm được khái niệm cơ bản về kiểm soát và quản lý.

Kiểm soát hàng tồn kho so với quản lý hàng tồn kho so với tài sản cố định so với quản lý kho

Những lĩnh vực này nghe có vẻ giống nhau, nhưng mỗi lĩnh vực lại giúp ích cho doanh nghiệp theo cách khác nhau. Trong khi kiểm soát hàng tồn kho hoạt động với hàng tồn kho trong kho của nhà cung cấp, thì quản lý hàng tồn kho lại gồm các quy trình bổ sung và dự báo. Việc này nhằm đảm bảo bạn luôn có hàng tồn kho phù hợp tại chỗ, vào đúng thời điểm và đúng số lượng sản phẩm.

Bạn cũng sẽ cần quản lý các tài sản cố định như máy móc và thiết bị, cũng như các không gian cho thuê tiềm năng mà bạn sẽ cần để hỗ trợ sản xuất các sản phẩm. Được gọi là kế toán tài sản cố định, việc giữ sổ cái về tất cả các tài sản cố định được sử dụng để tạo ra sản phẩm – nhưng không thực sự là một phần của dòng doanh thu – giúp làm sáng tỏ tất cả các chi phí ẩn trong quá trình sản xuất.

Việc quản lý kho sẽ đảm bảo hàng tồn kho được sắp xếp hợp lý trên tất cả các vị trí lưu trữ. Khi hàng tồn kho dễ tìm thấy và được lưu trữ nhằm tối ưu hóa không gian, mọi người có thể chọn và giao đơn hàng nhanh hơn cho khách hàng.

Đây là tất cả các phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của bạn: Kiểm soát hàng tồn kho chú trọng vào hiện tại còn quản lý tài sản cố định và quản lý hàng tồn kho thì vẽ nên bức tranh tương lai. Hai lĩnh vực này đi đôi với nhau: bạn chắc chắn sẽ cải thiện việc kiểm soát hàng tồn kho khi khả năng quản lý hàng tồn kho của bạn tốt hơn.

Cách khởi động hệ thống kiểm soát hàng tồn kho

Để tìm đúng hệ thống, bạn phải hiểu mong muốn và nhu cầu của công ty mình. Bắt đầu bằng cách đặt ba câu hỏi:

  1. Tôi cần theo dõi những loại sản phẩm nào và số lượng bao nhiêu?
  2. Mức độ ưu tiên sẽ tùy thuộc vào nhu cầu của bạn – nếu bạn ưu tiên chú trọng vào ngày hết hạn của các mặt hàng dễ hư hỏng, nguồn cung hạn chế hoặc các mặt hàng theo mùa, thì bạn sẽ cần lên kế hoạch theo sự giao động trong khi chú ý đến quản lý chuỗi cung ứng.

  3. Tôi cần tính năng nào để quản lý hàng tồn kho?
  4. Bạn có hàng trong nhiều kho hay chỉ một kho? Bạn có cần tích hợp thêm các giải pháp kinh doanh kỹ thuật số không và điều đó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động kinh doanh của bạn? Việc lưu tâm đến các khả năng hiện tại và tương lai sẽ thúc đẩy bạn phải có hệ thống kiểm soát hàng tồn kho kéo dài hơn một năm hoặc hai năm.

  5. Ngân sách cho phần mềm kiểm soát hàng tồn kho là bao nhiêu?
  6. Ghi ra mọi thứ mà bạn đang cần và sẽ cần, bao gồm cả chi phí đào tạo và phần mềm. So sánh những chi phí đó với thời gian và nỗ lực cần thiết để hoàn thành các dự án, cũng như lợi tức đầu tư ước tính (ROI) từ việc giảm giờ làm, chi phí thực hiện và sự gia tăng ước tính của khách hàng.

Sau khi trả lời những câu hỏi này, bạn sẽ thấy rõ điều gì là quan trọng trong việc tìm hệ thống kiểm soát hàng tồn kho. Bạn luôn muốn đảm bảo rằng doanh nghiệp của mình sẽ đứng đầu cuộc chơi.

ERP chính là giải pháp tất cả trong một

Trong câu hỏi nhằm đảm bảo bạn giữ được lợi thế cạnh tranh, một tài nguyên tương tự có thể xuất hiện khi bạn tìm kiếm các giải pháp kiểm soát hàng tồn kho là lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP). ERP cho phép nhà lãnh đạo quản lý tất cả các khía cạnh kinh doanh trên một nền tảng duy nhất, bao gồm không chỉ hàng tồn kho mà còn cả các hạng mục khác như tài chính, kế hoạch, hậu cần và hoạt động của bạn.

Giải pháp tất cả trong một này có vẻ hấp dẫn, vì bạn sẽ có khả năng quản lý nhiều hệ thống, nhưng phải đảm bảo rằng giải pháp này sẽ hoạt động cho nhóm của bạn. Đây dường như là một giải pháp tốn kém, thêm thời gian đào tạo và nhân lực cho nhóm. Phần mềm kiểm soát hàng tồn kho có thể linh hoạt và được tích hợp vào nhiều hệ thống khác nhau, giúp bạn linh hoạt trong việc xây dựng quy trình cho tổ chức của mình khi thấy phù hợp. Dynamics 365 Business Central chính là một giải pháp kinh doanh thiết yếu nhằm giúp tối ưu hóa hoạt động của bạn.

Bắt đầu phát triển bằng phần mềm kiểm soát hàng tồn kho phù hợp

Nếu bạn nắm được những gì sẽ cần để kinh doanh thành công, thì kiểm soát và quản lý hàng tồn kho chính là ưu tiên hàng đầu. Việc triển khai giải pháp ERP, như Dynamics 365 Business Central, là một bước quan trọng. Bạn sẽ cần một giải pháp nhằm xử lý rủi ro khi chuyển sang giải pháp quản lý kinh doanh toàn diện trong khi vẫn có thể xử lý nhiều hoạt động và lập kế hoạch.