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指向数据的女士

企业资源规划实施的 5 步骤指南

企业资源规划 (ERP) 实施是一个复杂的过程,需要周密的计划和战略。将前端和后端系统及流程集成到共享平台可能需要花费 6 个月到 2 年的时间来完成。诸如组织的规模、当前配置的复杂程度、用户数以及数据从旧式系统中的传输等多重因素会影响流程的持续时间和费用。

尽管需要进行更改和调整,但在部署之前准备 ERP 项目计划是成功实施的重要因素。在本指南中,您将学习如何逐步了解流程并获得提示,以使该流程更顺畅、更成功。

步骤一:准备和计划

组建一个由各个部门的一线员工和管理人员组成的团队来开发和执行您的 ERP 项目计划。该团队的广泛专业知识将为您提供关键的观点,让您了解系统和流程的变化将会如何影响日常运营。

此新项目团队的第一步是评估当前的企业实践,以确定新 ERP 系统可以改进或自动化哪些流程。按优先级对这些流程进行分类,并使用此评估来帮助您制定战略并确定实施的目标和范围。

提示:研究来自类似组织的 ERP 系统示例,以了解在您的行业中最适合使用的功能。

步骤二:过程审查

让项目团队对新 ERP 软件的功能进行全面审查。此审查有两个目的:

  • 让项目团队熟悉新 ERP 解决方案的各个方面,并在更广泛部署之前,确定团队的擅长程度和技能差距。这样的经验将指导培训
  • 验证新系统将自动执行哪些手动流程,并确保在部署之前进行必要的修改,以便自动化能够顺利进行。

提示:与每个部门的主要员工进行访谈,获得关于当前流程如何协同工作以及如何最有效地自动化这些流程的第一手见解。

步骤三:数据准备

定义需要将哪些现有数据转换到新系统,然后对其进行分析以过滤无用或过时的信息。如果可能,请找到原始凭证以验证数据的准确性和完整性。在此阶段中,内务处理需要很长时间,因为只有数据有效,ERP 系统才能发挥其功用。如果您的数据中充满了不准确的信息,则新 ERP 提供的值将受到负面影响。

在检查并清除数据后,创建电子表格以将有用的数据收集并分段到逻辑表格中,以简化到新系统的转换。

提示:跟每个人(从执行领导层到一线员工)设定对于该流程的现实期望,并就进展状况保持开放沟通。这么做将有助于减少对工具和流程的更改带来的焦虑感,并推广新软件在部署后的应用。

步骤四:测试和培训

请让项目团队在填充了整整一周的真实交易记录数据的测试数据库中进行实践,以验证系统输出,测试准确性,并确保集成和接口正常工作。除了测试新系统之外,针对新软件的动手经验还可用于帮助项目团队创建备忘单和流程文档,以进行全公司范围的培训。

理想的培训方法因员工而异。诸如您的员工可以在培训上投入多少时间以及员工位于何处等因素将引导您决定现场培训、电子学习、两者结合哪种方法最合适。

无论您选择哪种培训方法,都可以使用以下建议提高所有参与该流程人员的效能:

  • 将精通技术的员工作为 ERP 软件超级用户进行培训,这样他们能够帮助解决低级用户问题,解放您的 IT 部门来处理更大的问题。
  • 您可以用游戏的方式进行培训流程的某些部分,以提升参与度并鼓励同事之间友好竞争。
  • 您可以提供奖励以按时完成培训。将小型补贴(如免费食物或多一个小时午餐时间)和大型补贴(如现金奖励或额外休息日)结合起来是一种激励员工的有效方式,并且使该流程更加有趣。

提示:将备忘单和流程文档转换为可由整个组织访问并定期更新的标准操作过程。

步骤五:部署和评估

在实施后的数天和数周内发布一份实行核对清单,以确保以下必需品已准备就绪:

  • 实行后系统测试。
  • 员工加班或临时员工的计划和预算。
  • 系统停机的通信协议。
  • 网络速度和可靠性检查。
  • 数据备份流程。

在部署的第一天,请做好面对许多问题和小难题的准备。请确保您的项目团队已准备好通过既定流程引导他们的部门,并且您的 IT 团队已准备好根据需要进行更改和调整。ERP 实施工作量较大,但是相对于效率和盈利的提高,这些工作是很值得的。

在部署后,请根据项目团队在计划阶段设置的目标评估 ERP 解决方案的输出。您的新系统是否有助于完成这些目标?新系统是否按预期成功让手动流程自动化?如果不是,则需要做出其他变更和改进。

提示:定期进行审计,以将 ERP 解决方案输出与基准比较,以确定该解决方案是否增加价值。

通过聘用解决方案提供商节省时间、资金并减少问题

在 ERP 实施开始时就配备解决方案提供商可以增加成功的机会,并帮助您避免常见的问题和错误。解决方案提供商管理 ERP 解决方案的购买、部署和初始配置,其中许多解决方案专门针对特定产品。例如,Microsoft 认证合作伙伴专注于 Microsoft 产品,并在部署 Microsoft 解决方案方面具有经认证的技能。这意味着他们为实施带来经认可的能力和经验。

如果您的预算充足,则更快、更轻松的部署通常值得雇用专家来指导流程的额外费用。

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