订单管理系统指南

OMS 的好处

无论您的公司规模如何，实施订单管理系统可以自上而下改善您的业务运营。以下是向您的业务中增加 OMS 的几项好处。

• 自动化。 订单管理系统依赖于自动化，包括从店面运营到产品交付。这样可以节省人工，帮助降低人工成本。当履行时间窗口越来越接近时，OMS 将选择仓库或履行位置，指示履行顺序，并将履行请求发送到仓库，以便员工可以为履行订单做好准备。
  
  由于能够缩短履行时间，因此您将能够重新分配资源，用于专注于业务中的更复杂部分，帮助实现增长和提高客户满意度。此外，还将提高数据安全性，在当今这个数字化程度越来越高的世界，安全性具有重要地位。
• 减少人为错误。 作为仓库履行错误的主要来源之一，人为错误可能会导致严重的问题，无论错误大小如何。通过实施准确的订单管理系统，任务将会得以自动处理。OMS 可以通过发送从库存水平到可能的清算需求等所有这些内容的预警，来执行多渠道库存控制和仓库优化。这有助于防止发运延迟、市场费用和客户不满意。
• 实时报告。 处理订单需要花费一定的时间。在更新系统时，新信息会不断传入。当手动加入这些项目时，您可能无法总是及时获得最新的信息。OMS 可以提供订单、库存和客户信息的实时数据。此类数据非常适合用于网站分析，确保您的市场营销战略能够成功地获得长期客户。
• 通过预测库存水平来防止缺货。 如果您的企业未使用预测软件并且无法获取库存水平，则您将无法跟踪何时应向仓库贮存产品。这会导致两个重大问题：库存过量和缺货 - 这意味着仓库中要么拥有大量未售出的库存，要么库存不足，无法满足需求。增加 OMS 可同时解决这两个问题。
  
  您可以更好地预测产品畅销季、热门产品和购买趋势。您将能够准确确定您将需要为您的产品准备多大的仓库空间，并且始终能够在任何给定时间拥有适量的库存。
• 单一事实源。 您的 OMS 仪表板将包含用于跟踪业务和销售所需的全部信息。通过结合会计、库存和客户信息，您将能够高效地制定新战略。
• 轻松扩展和多渠道商机。 随着您的业务不断增长，拥有可以根据公司的发展而进行扩展的订单管理系统，将显得至关重要。在开展多渠道业务运营之后，由于订单履行变得非常复杂（客户流量贯穿多个渠道），您将需要跟踪订单。您需要通过一系列市场和网站跟踪订单。OMS 可以集中管理这些订单，跟踪订单数据，更新库存和进行订单传递。

OMS 分步流程

大多数订单管理系统都遵循六步流程，以帮助准确且快速地处理和履行客户订单。此流程适用于确保您满足客户的所有需求，同时为客户提供一种普遍而又个性化的用户体验。这六个步骤是：

1. 发现
   订单管理流程的第一步来自客户。无论客户通过在线商店、第三方网站还是通过电话下达产品订单，产品都将进入在线购物车中，并立即调整当前库存。如果产品项目仅仅位于购物车中，或者客户取消了订单，系统还可以向您发出提示。
2. 下达订单
   客户决定购买产品后，OMS 会与您的会计或财务团队通信，以验证信用卡付款信息并处理订单。订单获批准后，将会传递以进行履行。
   
   批发或企业对企业销售人员可以选择发票模型，选择先接收批量购买的报价。然后，将向他们发送要在特定截止时间前付款的发票。
3. 订单履行
   订单到达仓库后，您的 OMS 将选择距离订单目的地最近或者最易于获取产品的位置，然后计算发运成本和最快的承运商。OMS 或许能够帮助打印发货标签、装箱单和收据。
4. 仓库管理
   在这一步中，每个产品都拥有 SKU 和条形码非常重要。如果产品同时具有这两项，则会提高履行准确性，并且您的仓库能够更轻松地扫描您的产品并将产品添加到订单中。从仓库中拣货有四种方法：
   
   单个订单。拣取单个订单中的产品并送往包装工作站。
   
   批量拣货。将在一轮中为一个拣货员分配特定数量的订单，以便拣取并送往装箱工作站。
   
   区域拣货。每个拣货员都会获取指定的一个仓库区域，当这些区域中的产品在通过每个区域时，将会添加到订单中。
   
   波次拣货。所有区域将会同时拣货并送往单个位置以进行整合。
   
   如果产品库存不足，您的 OMS 会与您的供应商联系，以便提前向仓库发送补货供应。创建再订购点可以确保一直保持适量库存。当库存达到较低阈值时，系统将会自动下达新的采购订单，同时向仓库管理员发出履行可能会延迟的提醒。
   
   订单也会发送到您的会计部门，或通知您的会计软件有新的购买。利用可靠的财务管理解决方案，可以轻松地进行每月和年终的审计、纳税等。
   
   
5. 发运
   在从仓库中为订单选择产品后，您的包装团队将从仓库中检索这些项目，并扫描这些项目以进行库存处理。接下来，他们将根据 OMS 所提供的详细信息来拣货、打包和发运您的产品。要在包装工作中考虑的三方面内容包括：
   
   订单准确性。确保每个项目都包含于正确的订单中。
   
   包装盒大小。 计划将产品尺寸纳入价格中。准备三到五个标准尺寸的包装盒有助于降低成本，而又不会使流程过于复杂。
   
   合适的包装。某些包装材料可能能够为您的产品提供更好的保护，但成本可能更高。选择合适的包装类型，既要具有成本效益，又可确保发运旅程安全。
   
   跟踪。您的 OMS 还可以向客户发送通知，说明其产品已发货和估计的到达时间。您和客户都可以对产品发运旅程进行跟踪，包括从仓库初始发运直至到达目的地。
6. 售后跟进
   
   在产品离开仓库后以及发运到达目的地后的指定时间，OMS 会自动向客户发送电子邮件，要求客户对产品进行评价，并确保客户已收到其订单中包含的所有项目。此跟进还会包含有关如何联系客户服务的详细说明。
   
   如果您的客户对产品不满意，能够轻松地找到和遵循有关高效地进行退货和退款的政策和说明。OMS 可以快速地处理退款请求，并与会计团队联系以处理退款。OMS 还可以连接到退货提供商，以确保您的所有数据均准确且已更新。

此外，还有一些 OMS 可以标记特殊订单的情况 - 无论是退换货、感谢礼品还是 VIP 订单。当通过系统处理这些订单时，OMS 可以使用唯一的代码标记这些订单，从而使您的客户保留团队能够个性化跟踪准确性。

订单管理系统的挑战

如果您的业务规模不够大，或者没有足够的订单来支持实施 OMS，则增加此类平台可能非常费时或者成本较高。在向您的流程中增加此系统之前，提前了解可能会遇到的障碍，会对您的团队和业务都有益。订单管理系统可能会遇到的一些挑战包括：

• 实施过程中的复杂情况。 在您已实施的传统解决方案的基础上，要向您的流程中增加新系统，可能会让人感到很复杂且难以处理。
• 价格 订单管理系统的价格从几百美元到几千美元都有，可供做出的选择很多。价格贵通常并不一定意味着更好。如果您的企业承担不起购买全面的 ERP 系统的成本，则可以专注于增加一个更强大的运营系统。
• 做出正确的选择。 市面上的订单管理系统众多，要决定哪一种系统能够满足您的所有需求，可能非常具有挑战性。通过仔细审查您的需求清单，并将“必备”项目和“拥有将更好”的项目都放入需求结构中，您将能够清楚哪一种 OMS 最适合您的业务。

决定哪种 OMS 适合您的业务需要花费一些时间，并且需要得到您的多数同事的认可。要确保您选择的 OMS 适合所有人，您需要进行询问以弄清哪种系统最适合您的团队。