如何分配资源
随着业务不断扩展，您将需要确定如何按时或幸运的情况下在预算内高效且低成本地交付项目。无论是项目还是日常运营，分配正确的资源对于确保您的组织和团队的长期成功至关重要。
资源分配定义是分配和计划资产以便有效地支持团队目标，并为您的项目选择可用的最佳资源的过程。在这个过程中，您可以在整个工作持续时间内管理资源和最大限度地提高资源利用率，从而避免员工利用率不足或过高。
资源又称为资源管理，是一项重大投资，必须正确利用资源才能提高盈利能力和可持续性。通过资源分配，您可以确保您和您的团队在需要时准备好了所需的一切。
资源分配的六个步骤
要成功地执行资源分配，您需要完成六个步骤。
1. 创建项目时间线
利用项目管理技能，可以将项目划分为多个阶段，然后在这些阶段中打造各项任务。接下来，您将管理这些阶段，而不是整个项目。此外，您还可以通过利用里程碑确定每个阶段中需要完成的主要任务，来估计每个阶段的时间长度。将这一切整合到一起后，您将映射任务、阶段和里程碑以构建项目时间线。
2. 确定重要资源和预算
资源分配是此流程的一个组成部分，因为每项任务都需要分配资源，并且这些资源将在任务中进行管理。完成时间线后，您将需要确定完成每项任务所需的资源。每个项目都有其自己的一组必需资源，并且因项目而异。资源的类型包括：
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人员：为项目做出工作贡献的任何队友。
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设备：从构想到项目交付过程中生成资源所需的任何类型的工具或软件。请确保同时考虑专业设备需要大量的时间和金钱投入。
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材料：您需要的消耗性项目，包括从办公用品到汽车汽油等各种项目。
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设施：您的团队在其中工作的建筑和工作区。
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预算：您购买上述任何资源所需的资金。
在管理项目及其后续预算时，您将在 项目会计 中跟踪支出，以掌控最新状况，并确保所支出的资金未超过为每项任务分配的资金。
3. 指定可用资源
现在，您需要确定资源并请求这些资源以符合您的截止时间。这包括从收集设备和用品到确定可工作的团队成员的所有内容。虽然允许这些资源一次处理多个项目，但您需要了解他们的能力。
4. 分配资源
在确定资源后，您需要将这些资源添加到项目中。请确保为任何可能导致项目完工延迟的挑战制定计划，这些挑战可能包括软件问题、利益干系人变动到组织优先任务转变等。以下是您的团队在尝试按时交付项目时可能会遇到的一些常见挑战：-
资源可用性
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项目范围中的更改
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位置和时区的差异
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流程和任务延迟
虽然其中一些挑战相对另外一些具有更大的影响，但所有这些挑战都可能会降低项目的交付速度。幸运的是，对于其中的许多挑战，如果其中任何一项发生在您的项目期间，您将能够确定和制定应急计划及可提前应用的对应方法。
5. 跟踪项目计划
可能看似简单，但任何更改都会影响从当时起的整个时间线，因此请务必相应地填充您的时间。注意：-
团队成员的工作量过大且利用率过高。
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计划外的休假或病假。
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任务延迟，导致相关任务严重延迟。
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业务目标发生变化。
利用像 专业服务自动化 (PSA) 软件 这样的一些工具，可帮助自动执行耗时的管理任务，例如时间跟踪、项目管理、记帐等。
6. 选择用于解决障碍的方法
很少情况下能够按照最初的计划完成每项任务，以及按照准确的日期完成某个项目。根据项目的交付日期，您可能在完成某些任务时有一些灵活性。如果您发现自己落后于计划，可以采取两种方法：资源平滑和资源平衡。
如果您具有有限资源或共享资源，则资源平衡非常适用，但您可以选择延长时间线。资源平滑最适用于优化您已有、但无法延长截止时间的资源。
选择哪种方法最有效将取决于您的时间线的可延性。无论您选择哪种方法，都需要确保您的管理工具与现在一样灵活。
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构建项目的时间线并为特定任务分配成员时，您需要确信您的团队以项目为中心、受截止时间驱动并且以成功为导向，不用担心可能会超出预算。
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