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一個人看著電腦螢幕,想必是在配置資源

如何配置資源

隨著企業業務不斷擴展,您將需要了解如何以高效且符合成本效益的方式準時在預算範圍內 (幸運時,還可低於預算) 交付專案。無論是專案還是日常作業,一定要配置正確的資源,才能確保組織和團隊的長期成功。

了解資源配置

資源配置的定義是配置和安排有效支援團隊目標之資產的過程,為專案選擇最佳可用資源。在這裡,您可以在整個工作期間管理和最大化資源,從而避免員工利用不足或過度利用。

資源也稱為資源管理,屬於重大投資,必須正確利用以實現獲利和永續性。透過資源配置,您可以安心地在自己和團隊有需要時,獲得一切資源。

資源配置的六個步驟

資源配置成功需要六個步驟。

1. 建立專案時間表

使用專案管理技能,您將專案劃分為多個階段,並在這些階段中建立個別工作。接下來,您將管理這些階段,而不是整個專案。您還將透過以里程碑確定每個階段需要完成的主要工作,來估計每個階段的長度。整合這一切後,您將畫出工作、階段和里程碑圖,以建立專案時間表。

2. 準確識別重要的資源和預算

資源配置是這個過程的不可或缺的一部分,因為每項工作都將被配置所需的資源,而且這些資源在工作中進行管理。完成時間表後,您需要確定完成每項工作所需的資源。

每個專案都有專屬的必要資源組合,而且會因不同專案而異。下面介紹資源類型:

  • 人員:參與專案工作的任何團隊成員。

  • 設備:生產從構思到專案交付的資源時所需要的任何類型工具或軟體。這裡必須同時考慮到專業設備需要大量的時間和金錢投資。

  • 材料:所需的消耗品,包括從辦公用品到汽車汽油等物品。

  • 設施:團隊工作所在的建築物和工作場所。

  • 預算:購買上述任何資源所需的資金。

當您管理專案及其後續預算時,您將在專案會計中追蹤費用,掌握最新狀態,並確保花費不超過每項工作已獲分配的費用。

3. 提名可用的資源

現在您需要找到並要求資源以滿足最後期限。這包括收集設備和用品,以及尋找可參與工作的團隊成員。雖然這些資源可以同時處理多個專案,但您需要了解其產能。

4. 指派和配置資源

找到資源後,您需要將其新增到專案中。務必為可能造成專案完成延遲的任何挑戰做好計劃 – 從軟體問題到利害關係人的變化,再到組織優先順序轉變,這些挑戰不一而足。以下是團隊在嘗試準時交付專案時可能面臨的一些常見挑戰:

  • 資源可用性

  • 專案範圍的變化

  • 位置和時區的差異

  • 程序和工作延遲

有些挑戰的影響比其他挑戰的影響更大,但所有這些都會減慢專案的交付速度。但幸運的是,其中部分挑戰如果在專案期間發生,您將有確定和規劃應變計劃和對應技術的餘裕,以提前應用。

5. 追蹤專案進度

這看似簡單,但任何變更都可能從變更點起影響整個專案時間表,因此確保據以填補您的時間。注意以下跡象:

  • 過勞和過度利用的團隊成員。

  • 計劃外的假期或病假。

  • 延遲工作會導致相依工作顯著延遲。

  • 業務目標的變化。

一些工具如專業服務自動化 (PSA) 軟體提供機會來幫助自動化耗時的管理工作,例如時間追蹤、專案管理、計費等。

6. 選擇解決障礙的技術

人們很少會如最初計劃完成所有工作,並在確切日期完成專案。根據專案的交付日期,在完成某些工作時可能具有一定的彈性。如果您發現進度落後於排程,可以使用兩種技術:資源平滑和資源撫平。

當您擁有有限或共用的資源,但可以選擇延長期限時,資源撫平很有效。資源平滑最適合用於最佳化可用資源,但期限無法延長時。

選擇哪種技術效果最好,將取決於時間表的可塑性。無論您選擇哪種技術,都需要確保管理工具與您一樣靈活。

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在建立專案時間表並將成員配置給特定工作時,您需要確信團隊以專案為中心、受期限驅動,並以成功為導向,也從來不會覺得會超出預算。

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