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兩個人看著筆記型電腦,大概是在討論專案會計

了解專案會計

由於關鍵團隊和領導階層之間的溝通不暢,許多企業最終超出了專案預算,導致專案延誤和無法完成。為確保您的專案在生命週期內不僅保持正軌,而且在預算範圍內,您需要追蹤專案期間內的各種購買和支付。透過推廣專案會計,您的團隊將準確核算時間、詳述專案管理工作,並確保實現所有長短期業務目標。

什麼是專案會計?

專案會計是一種追蹤與專案相關的收益和成本的財務管理實務。也稱為專案成本會計,這種類型的簿記允許企業評估專案的未來財務影響,以及如何規劃專案以滿足企業義務參數。

企業的獲利能力取決於準確的專案會計。隨著企業成長,專案會計可透過提供專案進度的詳細檢視,成為有效專案管理的寶貴工具。

專案成本會計的優點

無論預算有多小,將專案會計新增到程序中,都會對企業內外部財務產生巨大影響。在工作流程中實施專案會計,有利於企業發展,並簡化專案管理工作。

一些優點包括:

  • 專案程序和獲利能力的即時更新

  • 改善整體企業財務管理

  • 專案預算的可見度

  • 改進資源管理

  • 對未來專案的寶貴見解

這種類型的會計可以幫助您和團隊處理風險管理,以及如何配置資源以進行全面的精確專案管理。

專案會計程序

在啟動專案時,最好盡快將會計新增到程序中,以確保適時實現所有專案目標而不會超出預算。專案會計可以分為兩種不同的專案類型:內部和外部。內部專案關注用於您和內部團隊的費用。而外部專案則包含諸如為客戶執行的活動或服務等情況的財務。

一旦決定了專案的歸類,組織的會計師就會組織該程序,並將其分解為六個方面:

  1. 啟動。決定各項工作的負責人,以及何時和如何為每項工作配置資源和金錢。

  2. 預算。確認您的預算已細分為類別或群組。像是專業服務自動化 (PSA) 軟體這類工具就是在這裡派上用場,可以提供機會來自動化繁重的管理工作,並定義您的初始基線預算。

  3. 管理。透過追蹤財務承諾、計費、發票處理和產生專案獲利報告,處理和記錄交易。

  4. 執行。在程序的這個階段,專案經理為專案指派成本、可能的收入和財務成功的衡量方法。您將需要這些關鍵效能指標 (KPI) 來記錄進度,並據以調整。

  5. 維護。檢閱和管理在整個程序中收集的資料,以確保專案和工作完成,同時糾正可能的財務不一致。

  6. 分析。定期評估所收到的會計資料,以便為企業做出正確的決策,同時擁有必要時進行調整的能力。

在檢閱程序時,您可能決定選擇特定的方法論,然後發現它不適合您的專案範圍。您可能還會看到專案會計和財務會計這兩個財務方法論有重疊。

專案會計 vs. 財務會計

這兩種會計似乎可互換通用,但實際上它們有兩個完全不同的最終目標。專案會計與財務會計的差異在於:

  • 方法論:財務會計提供兩種一般方法論:成本會計和應計會計。在專案會計中,選擇哪種方法並不重要,因為它不會影響程序。

  • 時間範圍:標準財務會計遵循每月交易,而專案會計則檢視從專案生命週期開始到結束的每筆交易,無論該生命週期有多長。

  • 成本:財務會計將成本分為總體的大類別,如應收帳款。在專案會計中,您可以分解特定部分的費用,將成本指派給某些專案工作。

  • 考量因素:在一般財務會計中,所有業務費用都會核算,但在專案會計中,僅與專案交付項目相關的費用才核算。

專案會計更關注與某個專案相關的交易,而財務會計則對所有業務財務進行總體鳥瞰。現在您已經確定了差異,您需要知道何時應該使用專案會計。

何時需要專案會計?

專案會計的使用有多種原因。出現下列情況時,通常應考慮進行專案預算:

  • 建立新產品或服務

  • 一般一次性專案

  • 超出範圍的專案

  • 確定如何跨專案配置和使用資金

  • 比較專案分析

當您準備好簡化您的會計體驗,同時確保所有專案付款的財務責任時,即可將作業工具新增到程序中。

使用 Dynamics 365 Project Operations 編列預算和組織費用

當您建立團隊,並組織目前和未來的專案時,您需要有能夠像您的團隊一樣靈活和專注的軟體。透過掌握交付項目和每項工作費用,就可以快速輕鬆地計算收入。此外還可以確保專案的每一塊錢都得到了核算和分析。

使用 Dynamics 365 Project Operations,您的團隊就可以利用專案成本並簡化作業。透過對所有銷售和財務資料的合併檢視,您可以快速適應市場變化,並在必要時重新聚焦組織目標。