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5 步驟的企業資源規劃實作指南

企業資源規劃 (ERP) 的實作是複雜程序,需要擬定縝密計劃和策略。將前端和後端系統和程序整合到共用平台,可能需要花費六個月到兩年的時間。有多個因素影響程序的持續時間和費用,例如組織的規模、目前環境的複雜程度、使用者數量,以及舊系統的資料傳輸。

儘管在此過程中需要不斷的變更和調整,但是在部署之前,擬定 ERP 專案計劃,是成功實作準備的重要環節。在本指南中,您將逐步了解此程序,並獲得一些提示,讓程序能更順暢、更成功。

步驟一:準備和規劃

建立一個由各部門第一線員工和管理人員組成的團隊,以開發和執行 ERP 專案計劃。該專案團隊的廣泛專業知識將為您提供關鍵觀點,以了解系統和程序的變化如何影響日常營運。

這個新專案團隊的第一步是評估目前的業務做法,以確定新的 ERP 系統可以改進或自動化哪些程序。依優先順序對這些程序進行分類,並使用評估結果來協助制定策略,並確定實作的目標和範圍。

提示:研究類似組織的 ERP 系統範例,以了解您所在產業中最有效的方法。

步驟二:程序審核

讓專案團隊對新 ERP 軟體的功能進行廣泛審核。此審核有雙重目的:)

  • 讓專案團隊熟悉新的 ERP 解決方案的各個方面,並在廣泛推出之前確定熟練程度和技能差距。這種體驗將引導訓練方法。
  • 驗證新系統將自動執行哪些手動程序,並確認在推出之前進行必要修改,以便自動化順利進行。

提示:與每個部門的關鍵員工進行訪談,以取得有關目前程序如何協同運作,以及如何最有效地自動化這些程序的第一手見解。

步驟三:資料準備

定義現有資料中的哪些資料需要轉換為新系統,然後進行分析以淘汰無用或過時的資訊。如果可能,請找到來源文件,以驗證資料的準確性和完整性。若要讓 ERP 系統充分利用資料的優勢,在此階段進行一些整理工作將大有幫助。如果您的資料塞滿了不正確的資訊,新 ERP 所提供的價值將受到負面影響。)

檢查並清理資料後,建立試算表以收集有用的資料並將其細分為邏輯資料表,以簡化新系統的轉換。

提示:從高層主管到第一線員工,都要對程序抱持切合實際的期望,並對其進展保持開放溝通的態度。這將有助於減輕對工具和程序變更的擔憂,並促進啟用後新軟體的採用。

步驟四:測試和訓練

讓專案團隊在一個填入一週實際交易資料的測試資料庫中進行練習,以驗證系統輸出、測試準確性,並確保整合和介面正常運作。除了測試新系統外,新軟體的實作體驗也有助於專案團隊建立速查表和程序文件,以進行公司範圍的訓練。

理想的訓練方法因員工而異。員工可以花多少時間參加訓練,以及其所在位置等因素,將決定面對面的訓練、線上學習或兩者的組合是否最有效。

無論您選擇哪種訓練方法,都可以使用以下建議,讓這個程序對所有參與人員都更加有效:

  • 將精通技術知識的員工訓練為 ERP 軟體超級使用者,讓他們可以協助解決低階使用者問題,而讓 IT 部門有更多時間解決更大的問題。
  • 遊戲化部分訓練過程,以提高參與度,並鼓勵同事之間的良性競爭。
  • 提供獎勵以促進準時完成訓練。小獎勵 (例如免費食物或多一小時的午餐時間) 和大獎勵 (例如現金獎勵或額外休息日) 的組合,可有效激勵員工,使過程變得有趣。

提示:將速查表和程序文件轉換為標準作業程序,以供整個組織存取並定期更新。

步驟五:推出和評估

在實作後的幾天和幾週內發佈上線檢查清單,確認以下必備項目準備好上線:

  • 上線後的系統測試。
  • 員工加班或臨時員工的排程和預算。
  • 系統停機的通訊協定。
  • 網路速度和可靠性檢查。
  • 資料備份程序。

推出當天,為問題制定計劃,並為避開阻礙做準備。確保您的專案團隊已準備好領導部門完成整個程序,而且 IT 團隊也準備好視需要進行更改和調整。ERP 實作是一項繁重工作,但為了提高生產力和獲利率,卻是值得的。

推出後,根據專案團隊在計劃階段設定的目標,評估 ERP 解決方案的輸出。新系統是否實現這些目標?它是否如預期順利實現手動流程的自動化?如果沒有,則需要進行其他更改和調整。

提示:執行定期稽核,將 ERP 解決方案的輸出與基準進行比較,以確定解決方案是否增加價值。

透過僱用解決方案提供者,不僅省時省錢,也可以避免挫敗感

在開始 ERP 實作之初,就聘請解決方案提供者,可以增加成功的機會,避免常見的陷阱和錯誤。解決方案提供者管理 ERP 解決方案的購買、部署和初始設定,而且大多專精於特定產品。例如,Microsoft 認證的合作夥伴專精於 Microsoft 產品,並具有部署 Microsoft 解決方案的認證技能。因此,他們在實作方面具有公認的能力和經驗。

如果您有足夠的預算,值得支付額外的費用,聘請專家提供指導,促進更快更輕鬆的部署。

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