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5 步驟的企業資源規劃實作指南

企業資源規劃 (ERP) 的實作是複雜程序,需要擬定縝密計劃和策略。將前端和後端系統和程序整合到共用平台,可能需要花費六個月到兩年的時間。有多個因素影響程序的持續時間和費用,例如組織的規模、目前環境的複雜程度、使用者數量,以及舊系統的資料傳輸。

儘管在此過程中需要不斷的變更和調整,但是在部署之前,擬定 ERP 專案計劃,是成功實作準備的重要環節。在本指南中,您將逐步了解此程序,並獲得一些提示,讓程序能更順暢、更成功。

步驟一:準備和規劃

建立一個由各部門第一線員工和管理人員組成的團隊,以開發和執行 ERP 專案計劃。該專案團隊的廣泛專業知識將為您提供關鍵觀點,以了解系統和程序的變化如何影響日常營運。

這個新專案團隊的第一步是評估目前的業務做法,以確定新的 ERP 系統可以改進或自動化哪些程序。依優先順序對這些程序進行分類,並使用評估結果來協助制定策略,並確定實作的目標和範圍。

提示:研究類似組織的 ERP 系統範例,以了解您所在產業中最有效的方法。

步驟二:程序審核

Have the project team conduct an extensive review of the features and capabilities of your new ERP software. The purpose of this review is twofold:)

  • 讓專案團隊熟悉新的 ERP 解決方案的各個方面,並在廣泛推出之前確定熟練程度和技能差距。這種體驗將引導訓練方法。
  • 驗證新系統將自動執行哪些手動程序,並確認在推出之前進行必要修改,以便自動化順利進行。

提示:與每個部門的關鍵員工進行訪談,以取得有關目前程序如何協同運作,以及如何最有效地自動化這些程序的第一手見解。

步驟三:資料準備

Define which of your existing data will need to be converted to the new system, and then analyze it to weed out useless or outdated information. If possible, locate source documents to verify data accuracy and completeness. A little housekeeping at this stage goes a long way because an ERP system is only as useful as its data. If your data is clogged with inaccurate information, the value provided by your new ERP will be negatively impacted.)

檢查並清理資料後,建立試算表以收集有用的資料並將其細分為邏輯資料表,以簡化新系統的轉換。

提示:從高層主管到第一線員工,都要對程序抱持切合實際的期望,並對其進展保持開放溝通的態度。這將有助於減輕對工具和程序變更的擔憂,並促進啟用後新軟體的採用。

步驟四:測試和訓練

讓專案團隊在一個填入一週實際交易資料的測試資料庫中進行練習,以驗證系統輸出、測試準確性,並確保整合和介面正常運作。除了測試新系統外,新軟體的實作體驗也有助於專案團隊建立速查表和程序文件,以進行公司範圍的訓練。

理想的訓練方法因員工而異。員工可以花多少時間參加訓練,以及其所在位置等因素,將決定面對面的訓練、線上學習或兩者的組合是否最有效。

無論您選擇哪種訓練方法,都可以使用以下建議,讓這個程序對所有參與人員都更加有效:

  • 將精通技術知識的員工訓練為 ERP 軟體超級使用者,讓他們可以協助解決低階使用者問題,而讓 IT 部門有更多時間解決更大的問題。
  • 遊戲化部分訓練過程,以提高參與度,並鼓勵同事之間的良性競爭。
  • 提供獎勵以促進準時完成訓練。小獎勵 (例如免費食物或多一小時的午餐時間) 和大獎勵 (例如現金獎勵或額外休息日) 的組合,可有效激勵員工,使過程變得有趣。

提示:將速查表和程序文件轉換為標準作業程序,以供整個組織存取並定期更新。

步驟五:推出和評估

在實作後的幾天和幾週內發佈上線檢查清單,確認以下必備項目準備好上線:

  • 上線後的系統測試。
  • 員工加班或臨時員工的排程和預算。
  • 系統停機的通訊協定。
  • 網路速度和可靠性檢查。
  • 資料備份程序。

推出當天,為問題制定計劃,並為避開阻礙做準備。確保您的專案團隊已準備好領導部門完成整個程序,而且 IT 團隊也準備好視需要進行更改和調整。ERP 實作是一項繁重工作,但為了提高生產力和獲利率,卻是值得的。

推出後,根據專案團隊在計劃階段設定的目標,評估 ERP 解決方案的輸出。新系統是否實現這些目標?它是否如預期順利實現手動流程的自動化?如果沒有,則需要進行其他更改和調整。

提示:執行定期稽核,將 ERP 解決方案的輸出與基準進行比較,以確定解決方案是否增加價值。

透過僱用解決方案提供者,不僅省時省錢,也可以避免挫敗感

在開始 ERP 實作之初,就聘請解決方案提供者,可以增加成功的機會,避免常見的陷阱和錯誤。解決方案提供者管理 ERP 解決方案的購買、部署和初始設定,而且大多專精於特定產品。例如,Microsoft 認證的合作夥伴專精於 Microsoft 產品,並具有部署 Microsoft 解決方案的認證技能。因此,他們在實作方面具有公認的能力和經驗。

如果您有足夠的預算,值得支付額外的費用,聘請專家提供指導,促進更快更輕鬆的部署。

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