5 步驟 ERP 實作指南
企業資源規劃 (ERP) 的實作是複雜程序，需要擬定縝密計劃和策略。
將前端和後端系統和程序整合到共用平台，可能需要花費六個月到兩年的時間。有多個因素影響程序的持續時間和費用，例如組織的規模、目前環境的複雜程度、使用者數量，以及舊系統的資料傳輸。
儘管在此過程中需要不斷的變更和調整，但是在部署之前，擬定 ERP 專案計劃，是成功實作準備的重要環節。在此 5 步驟指南中，您將逐步了解此程序，並獲得一些提示，讓程序能更順暢、更成功。
步驟一：準備和規劃
建立一個由各部門第一線員工和管理人員組成的團隊，以開發和執行 ERP 專案計劃。該專案團隊的廣泛專業知識將為您提供關鍵觀點，以了解系統和程序的變化如何影響日常營運。
這個新專案團隊的第一步是評估目前的業務做法，以確定新的 ERP 系統可以改進或自動化哪些程序。依優先順序對這些程序進行分類，並使用評估結果來協助制定策略，並確定實作的目標和範圍。
提示：研究類似組織的 ERP 系統範例，以了解您所在產業中最有效的方法。
步驟二：程序審核
讓專案團隊對新 ERP 軟體的功能進行廣泛審核。此審核有雙重目的：
- 讓專案團隊熟悉新的 ERP 解決方案的各個方面，並在廣泛推出之前確定熟練程度和技能差距。這種體驗將引導訓練方法。
- 驗證新系統將自動執行哪些手動程序，並確認在推出之前進行必要修改，以便自動化順利進行。
提示：與每個部門的關鍵員工進行訪談，以取得有關目前程序如何協同運作，以及如何最有效地自動化這些程序的第一手見解。
步驟三：資料準備
定義現有資料中的哪些資料需要轉換為新系統，然後進行分析以淘汰無用或過時的資訊。如果可能，請找到來源文件，以驗證資料的準確性和完整性。若要讓 ERP 系統充分利用資料的優勢，在此階段進行一些整理工作將大有幫助。如果您的資料塞滿了不正確的資訊，新 ERP 所提供的價值將受到負面影響。
檢查並清理資料後，建立試算表以收集有用的資料並將其細分為邏輯資料表，以簡化新系統的轉換。
提示：從高層主管到第一線員工，都要對程序抱持切合實際的期望，並對其進展保持開放溝通的態度。這將有助於減輕對工具和程序變更的擔憂，並促進啟用後新軟體的採用。
步驟四：測試和訓練
讓專案團隊在一個填入一週實際交易資料的測試資料庫中進行練習，以驗證系統輸出、測試準確性，並確保整合和介面正常運作。除了測試新系統外，新軟體的實作體驗也有助於專案團隊建立速查表和程序文件，以進行公司範圍的訓練。
理想的訓練方法因員工而異。員工可以花多少時間參加訓練，以及其所在位置等因素，將決定面對面的訓練、線上學習或兩者的組合是否最有效。
無論您選擇哪種訓練方法，都可以使用以下建議，讓這個程序對所有參與人員都更加有效：
- 將精通技術知識的員工訓練為 ERP 軟體超級使用者，讓他們可以協助解決低階使用者問題，而讓 IT 部門有更多時間解決更大的問題。
- 遊戲化部分訓練過程，以提高參與度，並鼓勵同事之間的良性競爭。
- 提供獎勵以促進準時完成訓練。小獎勵 (例如免費食物或多一小時的午餐時間) 和大獎勵 (例如現金獎勵或額外休息日) 的組合，可有效激勵員工，使過程變得有趣。
提示：將速查表和程序文件轉換為標準作業程序，以供整個組織存取並定期更新。
步驟五：推出和評估
在實作後的幾天和幾週內發佈上線檢查清單，確認以下必備項目準備好上線：
- 上線後的系統測試
- 員工加班或臨時員工的排程和預算
- 系統停機的通訊協定
- 網路速度和可靠性檢查
- 資料備份程序
推出當天，為問題制定計劃，並為避開阻礙做準備。確保您的專案團隊已準備好領導部門完成整個程序，而且 IT 團隊也準備好視需要進行更改和調整。ERP 實作是一項繁重工作，但為了提高生產力和獲利率，卻是值得的。
推出後，根據專案團隊在計劃階段設定的目標，評估 ERP 解決方案的輸出。新系統是否實現這些目標？它是否如預期順利實現手動流程的自動化？如果沒有，則需要進行其他更改和調整。
提示：執行定期稽核，將 ERP 解決方案的輸出與基準進行比較，以確定解決方案是否增加價值。
透過雇用解決方案提供者，不僅省時省錢，也可以避免挫敗感
在開始 ERP 實作之初，就聘請解決方案提供者，可以增加成功的機會，避免常見的陷阱和錯誤。解決方案提供者管理 ERP 解決方案的購買、部署和初始設定，而且大多專精於特定產品。例如，Microsoft 認證的合作夥伴專精於 Microsoft 產品，並具有部署 Microsoft 解決方案的認證技能。因此，他們在實作方面具有公認的能力和經驗。
如果您有足夠的預算，值得支付額外的費用，聘請專家提供指導，促進更快更輕鬆的部署。
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