邁向更佳 ERP 系統的 5 個步驟
如果公司目前使用的基本財務和營運功能已不敷使用，這時可能就是考慮是否要使用現代企業資源規劃 (ERP) 系統的好時機。
由於更新的 ERP 功能和應用程式不斷開發推出，因此調查自己要用的選項就顯得非常重要。此外，在目前高競爭性的環境下，很可能您的同業已在更新 ERP 系統，若要與客戶繼續合作關係，您就可能需要採用新系統。
ERP 系統是什麼？
ERP 是一種商務管理軟體，可供組織使用整合式應用程式系統，來管理與整合公司在財務、供應鏈、營運、報告、製造和人力資源等方面的活動。
您已經知道 ERP 系統是什麼，現在讓我們來介紹能為公司實作更好解決方案的 5 個步驟。
步驟一：得知目前系統的限制
下面列出的三個訊號，可供您判斷是否已經到了該更換舊版系統並實作新軟體的時機：
成長上限
在您的公司逐漸成長，並且加入更多員工、客戶和商務程序，或者進入全新業務領域或市場的同時，目前使用的系統是否能跟上您的現況？ERP 解決方案應該可讓您的公司成功拓展，同時可以運作及維持日常商務程序。
缺少深入解析
即使 ERP 軟體提供即時查看整家公司詳情的功能，以及整個產業版圖的深入解析，許多公司仍然選擇採取獨立於其他系統運作的舊版軟體。這可能會導致不同部門各自為政。整合所有不同系統，而且同時能提供資料分析和商業見解的軟體，就是能兼顧產能、成長及競爭優勢的最佳選擇。
成本較高的舊版系統
大多數公司已經深入研究其在目前本身所使用 ERP 部署上所支付的費用及維護成本。雖然他們清楚硬體方面的成本，但對於內部佈署、雲端部署或是託管的 ERP 解決方案，大多數公司仍不清楚各種部署選項會產生的利弊得失。這時可能是更進一步審慎決定應該要移轉至雲端、保留在內部佈署，或是同時投資兩者的好時機。
提示：
許多企業相信，他們必須做完整的 ERP 改變，才能擺脫目前所用系統的束縛，這個說法並不正確。ERP 系統可以集結許多應用程式和附加元件。因此，如果您目前使用的系統無法讓您保留有效程序，並加入新的程序，請您尋找可以達到這個目標的軟體。
步驟二：提醒自己 ERP 系統應該提供的功能
讓我們開始認識 ERP 的具體細節。下面列出每部舊版 ERP 系統都應該包含的一些基本元件：
財務管理
您的系統不只應該能協助您滿足法規遵循需求，也應該能提供利於您審查預算的精確資料和分析功能，包括多種貨幣管理、現金流量管理和銀行交易管理。
製造
製造商應該可以運用這個功能來存取即時資料，使生產規劃、專案及成本管理達到最佳化。ERP 的製造元件應該也要提供資源管理功能，並滿足客戶需求。
供應鏈
手動輸入資訊進行貨物實際盤點的方式隨著時間逐漸淘汰，這個功能可改善倉儲與庫存管理，讓企業更能對他們的產品和整合物流洞察先機。
步驟三：探索現代 ERP 系統提供的功能
現代 ERP 系統提供的內建智慧可指引使用者獲得最佳結果。當您拓展至其他市場時，它們也會隨著您的業務靈活調整，並且協助保障客戶與公司的資料安全。此外，藉由提供較省成本的自訂功能，現代 ERP 平台甚至更能深入滿足您的商務需求。這表示它可以和您的舊版系統搭配使用，同時也能在公司成長時拓展日常作業程序。現代系統提供的一些其他資源規劃工具可協助您達成下列目標：
- 提高生產力。
- 控制財務管理。
- 利於提供品質更為卓越的客戶服務。
- 協助進行人力資源管理。
- 簡化專案管理需求。
- 改善供應鏈和營運管理。
- 透過商務智慧和人工智慧，做出更佳決策。
全球 ERP 也具備其專屬優點。它可簡化所有這些基本的財務和營運功能，協助您維持利於打入新市場和處理全球事務的標準商務程序。就全球規模而言，ERP 系統可提供達成下列目標的工具：
- 有利於您進行跨虛擬組織協同合作。
- 支援新地點，讓您輕鬆拓展新市場。
- 標準化單一 ERP 解決方案，促進簡化您的 IT 環境。
步驟四：建立行動計劃
當您在考慮實作全新系統，或是釐清要在現有功能中加入或去除哪些項目，可能會感到不知所措。規劃做得越好，舊版系統的改良或替換就會越順利。您可從下面三個步驟開始著手：
-
擬定願望清單
請記下您已在使用的 ERP 功能。即使其中只有基本財務和庫存追蹤系統。現在，請擬出您希望獲得或您需要的功能清單。您已經有一些選項和預期的點子，因此，您可能也要研究特定的功能，例如新增預建的應用程式，或建置自訂應用程式。
-
設定預算
您已經擬定願望清單，接下來就是決定預算。就像買一部新車，您應該要清楚自己的預算能買到二手車或是新車。清楚這點之後，您就能夠專心地尋找您所需要的系統和功能。從支援及維護系統的成本開始，然後一路尋找任何隱藏費用。
-
不要害怕提問
不要勉強接受一體適用型的解決方案。請務必尋找能夠滿足您獨特業務需求的解決方案。如果您想從內部部署移至雲端，但擔心安全性問題，請尋找技術合作夥伴，協助您釐清這些疑慮。
步驟五：選擇您的技術合作夥伴
實作新系統時，最重要的是您所選擇的技術合作夥伴。若是選擇正確，您會宛如找到完美打造的 ERP，並可寄望他們自始至終都是您可靠的合作夥伴，直到系統建置完成。下面列出您應該在未來的實作合作夥伴身上尋找的某些特質：
- 他們過去是否曾經協助與您類似的公司完成實作？
- 他們在實作前、實作期間與實作後是否可提供支援？
- 他們是否具備充足的專業技術和產品知識以提供正確協助？
了解現代化 ERP 軟體系統能做什麼
我們已經回答了 ERP 系統是什麼、您需要的基本功能，還有您可能想要額外實作的功能。現在，讓我們來探索 Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations 如何運用現代和智慧的企業解決方案，協助您簡化日常的財務和營運。