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了解 5 個更能發揮 ERP 系統功能的步驟

如果您覺得目前所屬公司使用的基本財務和作業功能不堪目前使用,這時可能就是考慮是否要使用更為現代化的企業資源規劃 (ERP) 系統的好時機。由於更新版的 ERP 功能和應用程式不斷開發推出,因此調查自己要用的選項就顯得非常重要。此外,在目前高競爭性的環境下,當您的客戶已經更新了 ERP 系統,而您想要與其繼續合作時,這時您就有機會使用新的系統。

ERP 系統是什麼?

ERP 是指公司管理軟體,可供組織使用包含整合應用程式的系統,進行公司在財務、供應鏈、作業、報告、製造和人力資源活動方面的管理與整合工作。

您已經知道 ERP 系統是什麼,現在讓我們來介紹能為公司實作更好解決方案的 5 個步驟。

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第 1 步:

得知目前系統的限制

下面列出的三個訊號,可供您判斷是否已經到了該更換舊版系統並實作新軟體的時機:

成長上限

在您的公司逐漸成長,並且加入更多員工、客戶和商務程序或者加入全新業務領域或市場的同時,目前使用的系統是否能跟上您的現況?ERP 解決方案應該可讓您的公司成功拓展,同時可以操作及維持您公司的每日商務程序。

缺少洞察

即使 ERP 軟體提供即時查看整家公司詳情的功能,以及整個產業版圖的洞察資訊,許多公司仍然選擇採取獨立於其他系統運作的舊版軟體。這可能會導致不同部門各自為政。整合您的所有不同系統且能同時提供資料分析和商務洞察的軟體,就是能兼顧產能、成長及競爭優勢的最佳選擇。

成本較高的舊版系統

大多數公司已經深入研究其在目前本身所使用 ERP 部署上所支付的費用及維護成本。雖然他們清楚硬體方面的成本,但大多數公司並不清楚每種部署選項會產生的利弊得失,屬於內部部署、雲端或是託管的 ERP 解決方案。這時可能是更進一步審慎決定應該要移轉至雲端、保留在內部部署,或是兩者同時投資的好時機。

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秘訣:

許多企業相信,他們必須做完整的 ERP 改變,才能擺脫目前所用系統的牽絆,這個說法並不正確。ERP 系統可以集結許多應用程式和附加元件。因此,如果您目前還沒有使用能讓您保留運作正常程序、加入新程序的系統,請您尋找可以達到這個目標的軟體。

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第 2 步:

提醒自己 ERP 系統應該提供的功能

讓我們開始認識 ERP 的具體細節。下面列出每部舊版 ERP 系統都應該包含的一些基本元件:

財務管理

您的系統不只應該能協助您滿足法規遵循需求,也應該能提供利於您審查預算的精確資料和分析功能,包括多種貨幣、現金流量管理和銀行交易。

製造

製造商應該可以運用這個功能來存取即時資料,使生產規劃、專案及成本管理達到最佳化。ERP 製造應該也能管理資源,並滿足客戶需求。

供應鏈

隨著手動輸入資訊,進行實體的貨物的庫存清點逐漸遭受淘汰,這個功能應該會改善倉儲與庫存管理作業,讓企業更能對其產品和整合物流洞察先機。

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第 3 步:

探索現代化 ERP 系統提供的功能

現代化 ERP 系統提供的內建智慧可指引使用者獲得最佳結果。當您拓展其他市場時,它們也會隨著您的商務進行拓展,並且協助保障客戶與公司的資料安全。此外,由於配備較省成本的自訂功能,現代化 ERP 平台甚至更能深入滿足您的商務需求。這表示它可以搭配使用您的舊版系統,同時也能在公司成長時拓展日常程序。系統提供的部分資源規劃工具可以讓您達成下列工作:

  • 提高生產力。
  • 控制財務管理。
  • 利於提供品質更為卓越的客戶服務。
  • 協助進行人力資源管理。
  • 簡化專案管理需求。
  • 改善供應鏈和營運管理。
  • 透過商務智慧和人工智慧,做出更佳決策。

全球性 ERP 也具備其專屬優點。它可簡化這些基本財務和作業的所有功能,協助您維持利於打入新市場的標準商務程序,以及處理全球性事務。就全球性規模而言,ERP 系統可提供達成下列目標的工具:

  • 有利於您進行跨虛擬組織協同合作。
  • 輕鬆支援讓您打入新市場的新位置。
  • 標準化單一 ERP 解決方案,促進簡化您的 IT 環境。

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第 4 步:

建立行動計劃

一想到實作全新系統或是釐清要從已有設備中加入或去除那些項目,可能讓人望之畏怯。規劃做得越好,舊版系統的改良或替換程序就會越順利。您可從下列三個步驟開始:

1. 擬定願望清單

請記下您已在使用的 ERP 功能。即使其中只有基本財務和庫存追蹤系統。現在,請擬出您希望獲得或您需要的功能清單。您已經有一些選項和預期的點子,因此,您可能也要研究特定的功能,例如新增預先建置的應用程式,或建置自訂應用程式

2. 設定預算

您已經擬定願望清單,接下來就是決定預算。就像買一部新車,您應該要清楚自己的預算能買到二手車或是新車。清楚這點之後,您就能夠專心地尋找您所需要的系統和功能。從支援及維護系統的成本開始,然後一路尋找任何隱藏費用。

3. 不要害怕提問

不要勉強接受一個單一規模的解決方案。請務必尋找能夠滿足您特定業務需求的解決方案。如果您想從內部部署移至雲端,但您擔心安全性問題,請參閱技術合作夥伴,協助您釐清這些疑慮。

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第 5 步:

選擇您的技術合作夥伴

實作新系統時,最為重要的要項在於您所選擇的技術合作夥伴。若是選擇正確,您會宛如找到完美打造的 ERP,並由其直接成為您的合作夥伴,而不用等系統幫您進行整合。下面列出您應該在日後實作合作夥伴中尋找的某些品質:

  • 它們過去是否曾對與您企業類似的公司完成實作?
  • 其在實作前/後與實作期間是否提供可用功能?
  • 其在協助您時,是否具備正確組合的技術專業知識和產品知識?

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