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了解 5 個更能發揮 ERP 系統功能的步驟

如果您覺得公司目前使用的基本財務和營運功能已不敷使用,這時可能就是考慮是否要使用更為現代化的企業資源規劃 (ERP) 系統的好時機。由於更新的 ERP 功能和應用程式不斷開發推出,因此調查自己要用的選項就顯得非常重要。此外,在目前高競爭性的環境下,很可能您的同行已經更新了 ERP 系統,若要與客戶繼續合作關係,您就可能需要採用新系統。

ERP 系統是什麼?

ERP 是一種商務管理軟體,可供組織使用整合式應用程式系統,來管理與整合公司在財務、供應鏈、營運、報告、製造和人力資源等方面的活動。

您已經知道 ERP 系統是什麼,現在讓我們來介紹能為公司實作更好解決方案的 5 個步驟。

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第 1 步:

得知目前系統的限制

下面列出的三個訊號,可供您判斷是否已經到了該更換舊版系統並實作新軟體的時機:

成長上限

在您的公司逐漸成長,並且加入更多員工、客戶和業務流程,或者進入全新業務領域或市場的同時,目前使用的系統是否能跟上您的現況?ERP 解決方案應該可讓您的公司成功拓展,同時可以運作及維持您公司的日常業務流程。

缺少深入解析

即使 ERP 軟體提供即時查看整家公司詳情的功能,以及整個產業版圖的深入解析,許多公司仍然選擇採取獨立於其他系統運作的舊版軟體。這可能會導致不同部門各自為政。整合您的所有不同系統且能同時提供資料分析和商務深入解析的軟體,就是能兼顧產能、成長及競爭優勢的最佳選擇。

成本較高的舊版系統

大多數公司已經深入研究其在目前本身所使用 ERP 部署上所支付的費用及維護成本。雖然他們清楚硬體方面的成本,但對於內部佈署、雲端部署或是託管的 ERP 解決方案,大多數公司仍不清楚各種部署選項會產生的利弊得失。這時可能是更進一步審慎決定應該要移轉至雲端、保留在內部佈署,或是同時投資兩者的好時機。

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秘訣:

許多企業相信,他們必須做完整的 ERP 改變,才能擺脫目前所用系統的束縛,這個說法並不正確。ERP 系統可以集結許多應用程式和附加元件。因此,如果您目前使用的系統無法讓您保留有效流程,並加入新的流程,請您尋找可以達到這個目標的軟體。

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第 2 步:

提醒自己 ERP 系統應該提供的功能

讓我們開始認識 ERP 的具體細節。下面列出每部舊版 ERP 系統都應該包含的一些基本元件:

財務管理

您的系統不只應該能協助您滿足法規遵循需求,也應該能提供利於您審查預算的精確資料和分析功能,包括多種貨幣管理、現金流量管理和銀行交易管理。

製造

製造商應該可以運用這個功能來存取即時資料,使生產規劃、專案及成本管理達到最佳化。ERP 的製造元件應該也要提供資源管理功能,並滿足客戶需求。

供應鏈

手動輸入資訊進行貨物實際盤點的方式隨著時間逐漸淘汰,這個功能可改善倉儲與庫存管理,讓企業更能對他們的產品和整合物流洞察先機。

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第 3 步:

探索現代化 ERP 系統提供的功能

現代化 ERP 系統提供的內建智慧可指引使用者獲得最佳結果。當您拓展其他市場時,它們也會隨著您的業務靈活調整,並且協助保障客戶與公司的資料安全。此外,藉由提供較省成本的自訂功能,現代化 ERP 平台甚至更能深入滿足您的商務需求。這表示它可以和您的舊版系統搭配使用,同時也能在公司成長時拓展日常作業流程。現代化系統提供的一些其他資源規劃工具可協助您達成下列目標:

  • 提高生產力。
  • 控制財務管理。
  • 利於提供品質更為卓越的客戶服務。
  • 協助進行人力資源管理。
  • 簡化專案管理需求。
  • 改善供應鏈和營運管理。
  • 透過商務智慧和人工智慧,做出更佳決策。

全球性 ERP 也具備其專屬優點。它可簡化這些基本財務和作業的所有功能,協助您維持利於打入新市場的標準業務流程,以及處理全球性事務。就全球性規模而言,ERP 系統可提供達成下列目標的工具:

  • 有利於您進行跨虛擬組織協同合作。
  • 支援新地點,讓您輕鬆拓展新市場。
  • 標準化單一 ERP 解決方案,促進簡化您的 IT 環境。

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第 4 步:

建立行動計劃

一想到要實作全新系統,或是釐清要在現有功能中加入或去除哪些項目,就會覺得很累人。規劃做得越好,舊版系統的改良或替換就會越順利。您可從下面三個步驟開始著手:

1. 擬定願望清單

請記下您已在使用的 ERP 功能。即使其中只有基本財務和庫存追蹤系統。現在,請擬出您希望獲得或您需要的功能清單。您已經有一些選項和預期的點子,因此,您可能也要研究特定的功能,例如新增預先建置的應用程式,或建置自訂應用程式

2. 設定預算

您已經擬定願望清單,接下來就是決定預算。就像買一部新車,您應該要清楚自己的預算能買到二手車或是新車。清楚這點之後,您就能夠專心地尋找您所需要的系統和功能。從支援及維護系統的成本開始,然後一路尋找任何隱藏費用。

3. 不要害怕提問

不要勉強接受一個固定的單一解決方案。請務必尋找能夠滿足您特定業務需求的解決方案。如果您想從內部佈署移至雲端,但擔心安全性問題,請尋找技術合作夥伴,協助您釐清這些疑慮。

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第 5 步:

選擇您的技術合作夥伴

實作新系統時,最重要的是您所選擇的技術合作夥伴。若是選擇正確,您會宛如找到完美打造的 ERP,並可寄望他們自始至終都是您可靠的合作夥伴,直到系統建置完成。下面列出您應該在未來的實作合作夥伴身上尋找的某些特質:

  • 他們過去是否曾經協助與您類似的公司完成實作?
  • 他們在實作前、實作期間與實作後是否可提供支援?
  • 他們是否具備充足的專業技術和產品知識以提供正確協助?

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