訂單管理系統指南

OMS 的優點

無論公司規模大小，實施訂單管理系統都可以由上而下改善您的業務營運。以下是在企業中新增 OMS 的其中一些好處。

• 自動化。 訂單管理系統依賴於自動化，範圍從店面營運到產品交貨，不一而足。這可以節省人力，幫助降低勞動成本。隨著履行期變得更短，OMS 選擇倉庫或履行地點、規定履行順序，並向倉庫傳送履行要求，以便員工為訂單做準備。
  
  因為您可以縮短履行時間，所以也能重新配置資源，以專注於有助於成長和客戶滿意度的業務中更複雜的部分。它還將提高資料安全性，這是現今日益數位化世界的重要元件。
• 減少人為錯誤。 人為錯誤是倉庫履行錯誤的主要來源之一，不管錯誤大小都可能會導致重大問題。透過實施準確的訂單管理系統，自動處理工作。OMS 可以透過傳送從庫存量到可能清倉需求的所有相關警示，執行多管道庫存控制和倉庫優化。這有助於防止貨運延遲、市集手續費和客戶不滿意。
• 即時報告。 處理訂單需要時間。在更新您的系統時，新資訊不斷湧現。當您手動新增這些項目時，手頭上可能不一定有最新的資訊。OMS 可以提供訂單、庫存和客戶資訊的即時資料。這種即時資料是網站分析的好幫手，可確保您的行銷策略在長期吸引客戶方面取得成功。
• 透過預測庫存防止缺貨。 如果企業無法存取預測軟體和庫存量，便無法追蹤何時應該進行倉庫備貨。這會導致兩個大問題：存貨過多和缺貨，前者意味著倉庫中有大量未售出的庫存，後者則是沒有足夠的存貨來滿足需求。新增 OMS 可以解決這兩個問題。
  
  您可以更有效地預測旺季、熱門產品和購買趨勢。您將能夠準確地確定產品需要多少倉庫空間，在任何時刻都擁有適量的庫存。
• 單一事實來源。 OMS 儀表板將包含追蹤業務和銷售所需的所有資訊。結合會計、庫存和客戶資訊，您將能夠有效率地建立新策略。
• 易於調整規模和多管道商機。 隨著您的業務不斷成長，擁有一個可以與公司一起成長的訂單管理系統至關重要。朝向多管道營運模式發展時，由於訂單履行變得複雜 (客戶流量經過多個管道)，因此您需要追蹤訂單。您需要追蹤一系列市集和網站上的訂單。OMS 可以集中處理這些訂單、追蹤資料、更新庫存和訂單路由。

OMS 逐步程序

大多數訂單管理系統遵循六步驟程序，以幫助準確快速地處理和履行客戶訂單。這個程序在於確保滿足客戶的所有需求，同時為客戶提供無處不在的個人化使用者體驗。這六個步驟是：

1. 探索
   訂單管理程序的第一步來自於客戶。無論是透過線上商店、第三方網站還是透過電話，客戶將產品放入線上購物車，這會立即調整目前的庫存。如果該物品擱置在購物車，或者如果客戶放棄它，系統還可以提醒您。
2. 下訂單
   在客戶決定購買產品後，OMS 與會計或財務團隊通訊，以驗證信用卡支付資訊並處理訂單。訂單一經核准後就會路由到履行階段。
   
   批發或企業對企業 (B2B) 賣方可以選擇發票模式，選擇先接收大量採購報價。然後，賣方收到發票，指示買方在特定截止日期前付款。
3. 訂單履行
   訂單到達倉庫後，OMS 會選擇離訂單目的地最近或最容易到達的選項，然後計算運送成本和最快的承運商。OMS 可能有助於列印出貨標籤、裝箱單和收據。
4. 倉庫管理
   在這個步驟，每件商品都有 SKU 和條碼至關重要。如果兩者兼有，則會提高履行準確度，讓倉庫更容易掃描產品並將其新增到訂單中。有四種方法可以從倉庫中揀選物品：
   
   單一訂單。來自單一訂單的物品被揀選並傳送到包裝站。
   
   批次揀貨。揀貨員在一輪中被指派一定數量的訂單，以將其拉回到包裝站。
   
   分區揀貨。每個揀貨員都有一個指定的倉庫區域，當這些區域中的物品通過各區時，將其新增到訂單中。
   
   波次揀貨。所有區域同時揀貨，然後運往一個集運點。
   
   如果某件商品缺貨，OMS 可以與廠商和供應商通訊，提前向倉庫補貨。建立再訂購點可以使庫存保持一致。它會在達到低閾值時自動下新的採購訂單，同時還會提醒倉庫管理員可能會延遲履行。
   
   訂單還會傳送到會計部門，或提醒會計軟體有新的購買。堅實的財務管理解決方案讓每月和年終稽核、稅務等工作變得容易。
   
   
5. 貨運
   從倉庫產品中選取訂單後，包裝團隊將從倉庫中取回物品，並為了庫存盤點進行掃描。接下來，他們將從 OMS 提供的詳細資料中揀選、包裝和運送產品。包裝工作中需要考慮的三件事是：
   
   訂單準確度。確保每個物品在其正確的訂單中。
   
   盒子大小。 計劃將尺寸納入價格中。擁有三到五種標準盒子尺寸有助於降低成本，而不會使程序過於複雜。
   
   適當的包裝。某些包裝材料可能對產品有更好的保護，但成本可能更高。選擇既符合成本效益又能確保安全運送的正確類型。
   
   追蹤。OMS 還可以通知客戶，產品已出貨和估計抵達時間。您和客戶能夠追蹤產品從倉庫的初始裝運到目的地的過程。
6. 售後跟進
   
   在產品離開倉庫和貨物到達後的指定時間之後，OMS 應自動向客戶傳送電子郵件，要求客戶對產品進行評分，並確保收到訂單中的所有內容。此跟進動作還應包括有關連絡客戶服務的詳細指示。
   
   如果客戶不滿意，應該能輕易找到及遵循有效率的退貨和退款政策和指示。OMS 可以快速處理退款要求，並與會計團隊通訊以處理退款。OMS 還可以連接到退貨提供者，以確保所有資料都是準確和更新的。

在某些情況下，OMS 可以標記特殊訂單，無論是退換取代品、感謝禮物還是 VIP 訂單。當這些訂單透過系統處理時，OMS 可以使用唯一代碼對其進行標記，從而使客戶保留團隊能夠親自追蹤以確保準確度。

訂單管理系統的挑戰

如果企業規模不夠大或沒有足夠的訂單來支援實施 OMS，新增這種類型的平台可能會太耗時或太昂貴。在將此系統新增到程序之前，了解前方可能存在的障礙可能對團隊和業務有益。訂單管理程序中可能出現的一些挑戰是：

• 實施中的複雜性。 在已實施的舊版解決方案之上，向程序新增系統可能會讓人感到複雜和難以承受。
• 價格。 訂單管理系統的價格從數百美元到數千美元不等，有很多可供選擇，而最貴不一定就是最好。如果企業負擔不起全面的 ERP 系統，請專注於新增更強大的業務營運系統。
• 做出正確的選擇。 市面上有這麼多的訂單管理系統，很難決定哪個可以滿足您的所有需求。透過瀏覽檢查清單，並將必備項目與「可有可無」項目放在同一個階層中，就能夠看到最適合業務需求的 OMS。

決定一個適合業務需求的 OMS，需要時間和許多團隊成員的支持。為確保選擇適合所有人的解決方案，先自問問題，以找到最適合團隊的 OMS。