如何配置資源
隨著企業業務不斷擴展，您將需要了解如何以高效且符合成本效益的方式準時在預算範圍內 (幸運時，還可低於預算) 交付專案。無論是專案還是日常作業，一定要配置正確的資源，才能確保組織和團隊的長期成功。
資源配置的定義是配置和安排有效支援團隊目標之資產的過程，為專案選擇最佳可用資源。在這裡，您可以在整個工作期間管理和最大化資源，從而避免員工利用不足或過度利用。
資源也稱為資源管理，屬於重大投資，必須正確利用以實現獲利和永續性。透過資源配置，您可以安心地在自己和團隊有需要時，獲得一切資源。
資源配置的六個步驟
資源配置成功需要六個步驟。
1. 建立專案時間表
使用專案管理技能，您將專案劃分為多個階段，並在這些階段中建立個別工作。接下來，您將管理這些階段，而不是整個專案。您還將透過以里程碑確定每個階段需要完成的主要工作，來估計每個階段的長度。整合這一切後，您將畫出工作、階段和里程碑圖，以建立專案時間表。
2. 準確識別重要的資源和預算
資源配置是這個過程的不可或缺的一部分，因為每項工作都將被配置所需的資源，而且這些資源在工作中進行管理。完成時間表後，您需要確定完成每項工作所需的資源。每個專案都有專屬的必要資源組合，而且會因不同專案而異。下面介紹資源類型：
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人員：參與專案工作的任何團隊成員。
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設備：生產從構思到專案交付的資源時所需要的任何類型工具或軟體。這裡必須同時考慮到專業設備需要大量的時間和金錢投資。
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材料：所需的消耗品，包括從辦公用品到汽車汽油等物品。
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設施：團隊工作所在的建築物和工作場所。
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預算：購買上述任何資源所需的資金。
當您管理專案及其後續預算時，您將在專案會計中追蹤費用，掌握最新狀態，並確保花費不超過每項工作已獲分配的費用。
3. 提名可用的資源
現在您需要找到並要求資源以滿足最後期限。這包括收集設備和用品，以及尋找可參與工作的團隊成員。雖然這些資源可以同時處理多個專案，但您需要了解其產能。
4. 指派和配置資源
找到資源後，您需要將其新增到專案中。務必為可能造成專案完成延遲的任何挑戰做好計劃 – 從軟體問題到利害關係人的變化，再到組織優先順序轉變，這些挑戰不一而足。以下是團隊在嘗試準時交付專案時可能面臨的一些常見挑戰：-
資源可用性
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專案範圍的變化
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位置和時區的差異
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程序和工作延遲
有些挑戰的影響比其他挑戰的影響更大，但所有這些都會減慢專案的交付速度。但幸運的是，其中部分挑戰如果在專案期間發生，您將有確定和規劃應變計劃和對應技術的餘裕，以提前應用。
5. 追蹤專案進度
這看似簡單，但任何變更都可能從變更點起影響整個專案時間表，因此確保據以填補您的時間。注意以下跡象：-
過勞和過度利用的團隊成員。
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計劃外的假期或病假。
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延遲工作會導致相依工作顯著延遲。
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業務目標的變化。
一些工具如專業服務自動化 (PSA) 軟體提供機會來幫助自動化耗時的管理工作，例如時間追蹤、專案管理、計費等。
6. 選擇解決障礙的技術
人們很少會如最初計劃完成所有工作，並在確切日期完成專案。根據專案的交付日期，在完成某些工作時可能具有一定的彈性。如果您發現進度落後於排程，可以使用兩種技術：資源平滑和資源撫平。
當您擁有有限或共用的資源，但可以選擇延長期限時，資源撫平很有效。資源平滑最適合用於最佳化可用資源，但期限無法延長時。
選擇哪種技術效果最好，將取決於時間表的可塑性。無論您選擇哪種技術，都需要確保管理工具與您一樣靈活。
使用 Dynamics 365 Project Operations 最佳化資源
在建立專案時間表並將成員配置給特定工作時，您需要確信團隊以專案為中心、受期限驅動，並以成功為導向，也從來不會覺得會超出預算。
Dynamics 365 Project Operations 提供的工具會簡化專案、有效利用工作，並在單一解決方案中領導可獲利的共同作業。管理您的團隊的耗時管理工作，以便他們可以專注於創造性的繁重工作。