Ο βασικός οδηγός σας για τον έλεγχο αποθέματος

Καθώς η μικρή έως μεσαία επιχείρησή σας μεγαλώνει, ενδέχεται να βρείτε πιο περίπλοκα το ηλεκτρονικό εμπόριο, την εφοδιαστική και τα αποθέματά σας. Ίσως να μην είναι τόσο εύκολο να καταγράφετε απόθεμα και να ανεφοδιάζετε όπως πριν από ένα χρόνο, οπότε θα χρειαστεί να εφαρμόσετε διαδικασίες και συστήματα εξοπλισμένα για να χειριστούν τον νέο φόρτο εργασίας σας.

Εδώ έρχεται ο έλεγχος αποθέματος. Επειδή με τους σωστούς εσωτερικούς ελέγχους και ελέγχους παραγωγής, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι ελέγχετε το λειτουργικό κόστος ενώ ταυτόχρονα ικανοποιείτε τις απαιτήσεις των πελατών σας.

Τι είναι ο έλεγχος αποθέματος;

Ο έλεγχος αποθέματος, γνωστός και ως έλεγχος αποθεμάτων, είναι η διαδικασία διαχείρισης των επιπέδων αποθέματος της εταιρείας σας σε μία ή περισσότερες τοποθεσίες. Βασικά, η παρακολούθηση ειδών και η διασφάλιση ότι η επιχείρησή σας διατηρεί τον βέλτιστο αριθμό ανταλλακτικών ή προϊόντων σε απόθεμα, είτε είναι στο διαδίκτυο, είτε στο ράφι είτε και τα δύο. Ένα σύστημα ελέγχου αποθέματος παρακολουθεί επίσης τη χρήση, την αποθήκευση και τη μετακίνηση των προϊόντων σας - από την άφιξη στο απόθεμά του έως την άφιξη αποστολής πελατών.

Ενώ εστιάζετε στην απομάκρυνση προϊόντων αργής πώλησης και αυξάνετε τον αριθμό των υψηλών πωλήσεων, θα μεγιστοποιήσετε τα κέρδη σας, ενώ θα εξοικονομήσετε χρόνο, πόρους και χρήματα με το μικρότερο ποσό αποθέματος να βρίσκεται στην αποθήκη σας.

Τα οφέλη του ελέγχου αποθέματος

Ο έλεγχος του αποθέματός σας είναι ο κυριότερος στόχος της επιχείρησής σας, αλλά σχεδόν οι μισές μικρές επιχειρήσεις δεν έχουν έλεγχο αποθέματος. Ενώ είναι ακόμα δυνατό να διατηρηθεί ένας μεγάλος όγκος πωλήσεων, η κερδοφορία θα υποφέρει σχεδόν αμέσως εάν δεν έχετε έλεγχο αποθέματος. Οι πελάτες συνήθως δεν περιμένουν παραγγελίες ή προϊόντα με παρατεταμένο χρόνο αποστολής, απλώς θα κοιτάξουν τους ανταγωνιστές σας για να ολοκληρώσουν τις παραγγελίες τους.

Παρέχει:

• Ποιοτικός έλεγχος. Παρακολουθήστε και διαχειριστείτε όλες τις πτυχές του αποθέματός σας, συμπεριλαμβανομένης της ποιότητας, για να διασφαλίσετε ότι τα κομμάτια εναλλάσσονται στην αποθήκη σας.
• Οργανωτικός έλεγχος. Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε αρκετό προϊόν για να εκπληρώσετε κάθε παραγγελία που έρχεται, καθώς και απόθεμα ασφαλείας—απόθεμα που λειτουργεί ως αποθεματικό για τη μείωση ενός στοιχείου που φέρει την ετικέτα "εκτός αποθέματος".
• Λογιστική ακρίβεια. Η τήρηση ακριβούς καταγραφής του αποθέματός σας είναι ζωτικής σημασίας για τη διαχείριση των πάγιων στοιχείων σας, ειδικά σε ελέγχους. Η γνώση των ποσοτήτων του προϊόντος σάς επιτρέπει να γνωρίζετε πόσο από το προϊόν σας χάνεται, καταστρέφεται ή χαλάει και να κατανοείτε την αξία της επιχείρησής σας.

Η ακριβής παρακολούθηση αποθέματος σημαίνει ότι οι παραγγελίες ολοκληρώνονται γρήγορα και με ακρίβεια, με αυξημένη αποδοτικότητα και παραγωγικότητα, ενώ προσφέρουν στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων περισσότερο χρόνο, χρήμα και πελάτες που επιστρέφουν - με το προϊόν να προέρχεται από οργανωμένη αποθήκη ή δωμάτιο στοκ.

Όμως, για να παρακολουθείτε το απόθεμά σας, πρέπει να κατανοήσετε τις βασικές αποχρώσεις του ελέγχου και της διαχείρισης.

Έλεγχος αποθέματος έναντι διαχείρισης αποθέματος έναντι παγίων έναντι διαχείρισης αποθήκης

Αυτά μπορεί να ακούγονται παρόμοια, αλλά το καθένα βοηθάει την επιχείρησή σας με διαφορετικούς τρόπους. Ενώ ο έλεγχος αποθέματος λειτουργεί με το απόθεμα στην αποθήκη του πωλητή σας, η διαχείριση αποθεμάτων περιλαμβάνει τις διαδικασίες αναπλήρωσης και πρόβλεψης. Διασφαλίζει ότι έχετε πάντα το σωστό απόθεμα στη θέση του, τη σωστή στιγμή και με τον σωστό αριθμό προϊόντων.

Θα χρειαστεί επίσης να διαχειριστείτε πάγια στοιχεία όπως μηχανήματα και εξοπλισμό, καθώς και τους πιθανούς χώρους ενοικίασης που θα χρειαστείτε για να βοηθήσετε στην παραγωγή των προϊόντων σας. Γνωστή ως λογιστική πάγιων κεφαλαίων, η τήρηση ενός καθολικού όλων των παγίων στοιχείων που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία του προϊόντος σας - αλλά όχι στην πραγματικότητα ως μέρος της ροής εσόδων σας - βοηθά στην ανάδειξη όλων των κρυφών δαπανών στη διαδικασία παραγωγής.

Η διαχείριση αποθήκης διασφαλίζει ότι το απόθεμά σας είναι καλά οργανωμένο σε όλους τους χώρους αποθήκευσης. Όταν το απόθεμα είναι εύκολο να βρεθεί και να αποθηκευτεί για τη βελτιστοποίηση του χώρου, οι άνθρωποί σας μπορούν να επιλέγουν και να αποστέλλουν παραγγελίες πελατών γρηγορότερα.

Αυτά είναι όλα αναπόσπαστα μέρη της επιχείρησής σας: Ο έλεγχος αποθέματος εστιάζει στο παρόν, ενώ τα πάγια περιουσιακά στοιχεία και η διαχείριση αποθεμάτων αποτυπώνουν το μέλλον σας. Μαζί, είναι σίγουρο ότι θα βελτιώσετε τον έλεγχο αποθέματος όταν επιτύχετε καλύτερη διαχείριση αποθέματος.

Πώς να ξεκινήσετε το σύστημα ελέγχου αποθέματος

Για να βρείτε το σωστό σύστημα, πρέπει να κατανοήσετε τις επιθυμίες και τις ανάγκες της εταιρείας σας. Ξεκινήστε κάνοντας τρεις ερωτήσεις:

1. Τι τύπους προϊόντων και ποσότητες θα πρέπει να παρακολουθώ;
   Οι προτεραιότητές σας θα εξαρτηθούν από τις ανάγκες σας - εάν αυτό σημαίνει εστίαση σε ημερομηνίες λήξης για ευπαθή αντικείμενα, περιορισμένο τμήμα προμήθειας ή εποχιακά είδη, θα πρέπει να σχεδιάσετε ανάλογα τις μειώσεις και τις ροές ενώ θα παρακολουθείτε τη διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας.
2. Τι λειτουργίες χρειάζομαι για να διαχειρίζομαι το απόθεμά μου;
   Έχετε αποθέματα σε πολλές αποθήκες ή μόνο ένα δωμάτιο στοκ; Θα χρειαστεί να ενσωματώσετε επιπλέον ψηφιακές επιχειρηματικές λύσεις και πώς αυτό θα επηρεάσει την επιχείρησή σας; Λαμβάνοντας υπόψη τις τρέχουσες και μελλοντικές δυνατότητες, προετοιμάζεστε να έχετε ένα σύστημα ελέγχου αποθέματος που θα διαρκέσει περισσότερο από ένα ή δύο χρόνια.
3. Ποιος είναι ο προϋπολογισμός μου για το λογισμικό ελέγχου αποθέματος;
   Γράψτε όλα όσα θα χρειαστείτε τώρα και για το μέλλον, συμπεριλαμβανομένων των εξόδων εκπαίδευσης και λογισμικού. Συγκρίνετε αυτά τα κόστη με το πόσο χρόνο και προσπάθεια θα χρειαστεί για την ολοκλήρωση των έργων, καθώς και την εκτιμώμενη απόδοση επένδυσης (ROI) από μειωμένες ανθρωποώρες, κόστος μεταφοράς και εκτιμώμενη αύξηση πελατών.

Αφού απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, θα πρέπει να είναι προφανές τι είναι σημαντικό για εσάς στην εύρεση ενός συστήματος ελέγχου αποθέματος. Θέλετε πάντα να βεβαιωθείτε ότι η επιχείρησή σας βρίσκεται στην κορυφή του παιχνιδιού της.

ERP όπως μια ολοκληρωμένη λύση

Στην προσπάθειά σας να βεβαιωθείτε ότι διατηρείτε ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, ένας παρόμοιος πόρος που μπορεί να προκύψει στην αναζήτησή σας για λύσεις ελέγχου αποθέματος είναι το προγραμματισμού εταιρικών πόρων (ERP) Το ERP επιτρέπει στους ηγέτες να διαχειρίζονται όλες τις πτυχές της επιχείρησής τους σε μια ενιαία πλατφόρμα, συμπεριλαμβανομένου όχι μόνο του αποθέματός σας, αλλά και άλλων στοιχείων, όπως η χρηματοδότηση, ο προγραμματισμός, η εφοδιαστική και οι λειτουργίες σας.

Αυτή η ολοκληρωμένη λύση μπορεί να φαίνεται δελεαστική, καθώς θα έχετε τη δυνατότητα να διαχειριστείτε πολλά συστήματα, αλλά πρέπει να βεβαιωθείτε ότι θα λειτουργήσει για την ομάδα σας. Μπορεί επίσης να φαίνεται δαπανηρή, προσθέτοντας επιπλέον χρόνο εκπαίδευσης και εργατικό δυναμικό για την ομάδα σας. Το λογισμικό αποθέματος μπορεί να είναι ευέλικτο και μπορεί να ενσωματωθεί σε πολλά διαφορετικά συστήματα, δίνοντάς σας την ευελιξία να δημιουργήσετε τις διαδικασίες σας για τον οργανισμό σας όπως κρίνετε κατάλληλο. Το Dynamics 365 Business Central χρησιμεύει ως βασική επιχειρηματική λύση για τη βελτιστοποίηση των εργασιών σας.