PSA yazılımını anlama
Siz ve takımınız işletmenizi geliştirdikçe, hem belirli program ve görevleri otomatikleştirmenize yardımcı olan hem de gerektiğinde uzun ve kısa vadeli ticari ve finansal hedefleri değiştirme seçeneği sunan tek ve kapsayıcı bir çözüme ihtiyaç duyacaksınız. Birden çok sistemi tek bir platformda bir araya getiren profesyonel hizmet otomasyonu (PSA) yazılım aracı, takımınızı ve işletmenizi geleceğe uygun şekilde düzenlemenize yardımcı olabilir.
Profesyonel servis otomasyonu yazılımı nedir?
PSA yazılımı, kurumunuzdaki birçok takıma yardımcı olmak için tasarlanan ve işle ilgili faaliyetlerinizin ana merkezi işlevi gören eksiksiz bir çözümdür. Geçmişte, PSA yazılımı büyük şirketler için ERP çözümlerinin bir parçasıydı ancak küçük işletmeler çeşitli görevler için farklı türde araçları kullanmaya başladıkça PSA yazılımı ölçeklenebilirliği, el ile doldurulan elektronik tabloları azaltması ve gerçek zamanlı raporlama ile görünürlük gibi özellikleriyle tercih edilen bir seçenek haline geldi.
Profesyonel hizmet yazılımınızın tüm görev türlerini kapsaması gerektiğinden PSA aracı aşağıdakileri yapabiliyor olmalıdır:
-
Kaynak tedarikinin ve gelecekteki taleplerin karşılanabileceğinden emin olun.
-
Proje muhasebeniz ile tüm gelirleri, giderleri ve karlılık analizini takip edin.
-
Projenin başarılı bir şekilde ve zamanında teslim edilmesi için günlük görevleri yönetin, izleyin ve gerçekleştirin.
-
Doğru kişiyi doğru zamanda doğru göreve atamayı sağlayan kaynak tahsis etme işleminin nereye ve ne zaman yapılması gerektiğini öğrenin.
-
Satış döngüsü bölümlerinin bakımını gerçekleştirerek riskleri ve beklenen marjları anlayın.
-
Gerçek çalışmayı izleyin ve kalan kaynak çalışmasını tahmin eden faturalamayı kaydedin ve otomatikleştirin.
Bu yazılımı geçerli eski sistem ve araçlarınıza eklemek, takımların proje yaşam döngüsü boyunca müşteri etkileşimlerini yönetmesine yardımcı olur. PSA yazılımı, belirli görevlerle ilgilenmek üzere takım üyeleri bulmaktan finansal durumu yönetmeye kadar en önemli müşteri faaliyetlerinizi merkezileştirmenize yardımcı olarak gerektiğinde uyum sağlamaya ve değişiklik yapmaya daha hazırlıklı olmanızı sağlar.
PSA yazılımının faydaları
Takımınız büyüdüğünde PSA yazılımını kullanmak daha önemli hale gelir. Tüm hizmet odaklı firmaların ana odak noktası fatura kesilemeyen çalışma saatlerini azaltıp yüksek kullanım oranları elde etmek, diğer bir ifadeyle daha az giderle kaliteli iş sunmak olduğundan kullanımı kolay bir profesyonel hizmet yazılımı kullanmak son derece uygun bir seçenektir.
Etkili profesyonel hizmet yazılımı takımınıza aşağıdaki konularda yardımcı olabilir:
-
Projeleri kolayca yönetin ve bunun sonucunda istihdam hızını ve başarı oranlarını artırın.
-
Takım performansı ve karlara dair gerçek zamanlı görünürlük sağlayın.
-
Zamanı, mali durumu ve çalışmaları yönetmek için kaynakları iyileştirin.
-
Kısa ve uzun vadede daha iyi proje marjları ve ticari sonuçlar elde edin.
-
Donanım bakımı maliyetlerini azaltın.
PSA yazılımınızı kurumunuzda kullanmaya başlamak düşük maliyetli bir çözüm olduğundan, ek bir altyapı uygulamaya veya tümleştirmeye gerek kalmayacağı için finansal olarak tasarruf edersiniz. Bu eksiksiz yazılım, eski sistemlerinize hızlıca uyum sağlamak için kolaylıkla yapılandırılabilir şekilde tasarlanmıştır.
Uygulanabilir bir çözüm seçme
Gelecekte kullanacağınız PSA aracınızı seçerken önce ne elde etmek istediğinizi anlamanız gerekir. Bu adımlar, takımınız için doğru aracı seçmenize yardımcı olacaktır.
-
Hedeflerinizi önceliklendirin. İlgilenmeniz gereken görev sayısının çok fazla olmaması için önceliklendirdiğiniz hedeflerden oluşan bir liste ve aşamalara ayırma stratejisi belirleyin.
-
Karar verme sürecinizi oluşturun. Yeni bir PSA'nın işinize nasıl yardımcı olabileceğine dair kararınızı ayrıntılı olarak değerlendirin. Kendi PSA çözümünüzü mü oluşturacaksınız yoksa ticari bir ürün mü kullanacaksınız? Barındırılan bir uygulama mı yoksa şirket içinde, lisanslı dağıtım mı tercih edeceksiniz? Birinci sınıf ürünler veya ürün paketi mi yoksa platform tabanlı bir çözüm mü kullanıyorsunuz?
-
Pazarı araştırması yapın. Siz ve takımınız açısından en önemli unsurları belirledikten sonra en iyi çözümü bulmak üzere seçeneklerinizi daraltmak için pazar araştırması yapın.
-
Test edin, test edin, test edin. PSA yazılımı, eğitim olmadan veya çok az eğitimle kolayca tümleştirilebildiğinden takımınız için en uygun çözümün hangisi olduğunu görmek üzere birkaç araç seçeneğini deneyebilirsiniz.
-
Başarılı olmak için en iyi yazılımı seçin. Son olarak, tercih ettiğiniz sistemin nihai kar-zarar hanenize olumlu etki ettiğinden ve özellikle çok az veya hiç zahmet harcamadan kuruluşunuza finansal açıdan yardımcı olduğundan emin olmanız gerekir.
Başarılı PSA uygulaması için dört temel unsur
Gelecekte kullanacağınız PSA yazılımınızın bir dizi özelliği içermesi gerektiğinden, kurumdaki birçok takım için en önemli araç işlevi görmesi gerekir. Proje yaşam döngüsünün her aşamasında ölçeklendirme yapmak ve maksimum düzeyde çıktı sağlamak için takımlarınıza görevler ve eylemlerle ilgili tam bir görünürlük sunduğunuzdan emin olun.
PSA dağıtımını başarıyla yürütmenin dört temel unsuru şunlardır:
-
Kurumunuzun profili. PSA yazılımı, birden fazla projedeki çalışanları ve araçları yönetmeyle ilgili karışıklıklar nedeniyle mevcut programların idare edemediği el ile gerçekleştirilen işlemleri otomatikleştirir ve gerekirse ölçeklendirme seçeneği sunar. Kurumunuzun hangi sektörleri kullandığını ve yazılımın sistemlerinizle nasıl tümleştirilebileceğini düşünün.
-
Uygulama süreci. Kurumsal gereksinimlerinizi anladıktan sonra, ihtiyacınız olan PSA yazılımının yapılandırmasını tanımlayabilmeniz gerekir. Genellikle uygulama dönemleri, yaklaşık altı ila on hafta arasında sürer.
-
Benimseme. Yeni bir yöntemle çalışmak, hem kolay hem de yorucu görünebilir. Bu aşamada, tüm yeni kullanıcılarınızın eğitim almış ve profesyonel hizmet otomasyonunun takımınıza neler sunabileceği ve sunamayacağı hakkında net beklentiler edinmiş olması çok önemlidir.
-
Tümleştirme. PSA yazılımının tümleştirilmesi; proje muhasebesi, müşteri ilişkileri yönetimi ve İK sistemleri gibi çeşitli diğer kurumsal araçları içerir. Bu aşamada, diğer sistemlerden bilgi aktarabilir ve bu verileri tek bir PSA çözümünde bir araya getirebilirsiniz. Böylece özel ek işleri ve maliyetleri takip edebilirsiniz.
PSA çözümünüz olarak Dynamics 365 Project Operations'ı kullanma
PSA'yı işletmenizde ne zaman kullanmaya başlayacağınıza karar vermek zor olabilir. Takımınız hem şirket içinde hem de şirket dışında hızlı bir büyümeye hazırlanıyorsa PSA yazılımını kullanmak için doğru zamanda olabilirsiniz. Mevcut faaliyetlerinize iyi uyum sağlayabilen ve kolayca uyarlanabilen bir çözümle ilk aşamalarda altyapı yatırımı yaptığınızda takımınız gerçekleşecek olan hızlı büyümeyi destekleyebilir.
Takımınız büyüdükçe veya talep arttıkça Dynamics 365 Project Operations, anlaşma yönetimi deneyimlerinin geliştirilmesine, kaynak karlılığını iyileştirmeye, giderleri izlemeye ve yöneticiler ile karar mercilerinin başarılı olması için araçlarda bulunan gerekli tüm bilgileri bir araya getirmeye yardımcı olacak özellikler sunar.