O guia essencial para o controlo do inventário

À medida que a sua pequena ou média empresa cresce, poderá considerar que o e-commerce, a logística e o stock ficam cada vez mais complicados. Pode não parecer tão fácil registar o inventário e a reposição de stock como há um ano, por isso, terá de implementar processos e sistemas equipados para lidar com a sua nova carga de trabalho.

É aqui que entra o controlo do inventário. Porque com os controlos internos e de produção certos, pode ter a certeza de que controla os custos operacionais, enquanto satisfaz as exigências dos clientes.

O que é o controlo do inventário?

O controlo do inventário, também conhecido como controlo do stock, é o processo de gestão dos níveis de inventário da sua empresa num ou vários locais. Basicamente, consiste em monitorizar os itens e certificar-se de que a sua empresa mantém o número ideal de peças ou produtos em stock, seja online, nas prateleiras ou ambos. Um sistema de controlo do inventário também observa a utilização, o armazenamento e o movimento dos seus produtos, desde a chegada ao armazém de stock até à chegada do envio ao cliente.

Enquanto se concentra na remoção de produtos de venda lenta e no aumento do número de vendas elevadas, irá maximizar os seus lucros, poupar tempo, recursos e dinheiro com a menor quantidade de inventário no seu armazém.

Benefícios inerentes ao controlo do inventário

Controlar o inventário é essencial para o seu negócio, mas quase metade das pequenas empresas não têm controlo do inventário. Embora ainda seja possível manter um elevado volume de vendas, a rentabilidade irá sofrer quase imediatamente se não o tiver. Normalmente, os clientes não esperam encomendas pendentes ou produtos com prazos de entrega demorados; eles vão, simplesmente, procurar junto da concorrência.

Fornece:

• Controlo de qualidade. Monitorize e faça a gestão de todos os aspetos do seu stock, incluindo a qualidade, para garantir que as peças efetuam a rotação no seu armazém.
• Controlo organizacional. Certifique-se de que tem produtos suficientes para cumprir todas as encomendas recebidas, bem como o stock de segurança, o stock de reserva para reduzir os itens "esgotados".
• Precisão contabilística. Manter um registo preciso do inventário é fundamental para gerir os ativos, especialmente, em auditorias. Conhecer as quantidades dos produtos permite-lhe saber quantos produtos se perdem, são destruídos ou ficam estragados e compreender o valor do seu negócio.

A monitorização do inventário preciso significa que as encomendas são cumpridas de forma rápida e precisa, com maior eficiência e produtividade, enquanto proporcionam aos proprietários de empresas mais tempo, dinheiro e clientes que regressam, com produtos provenientes de um armazém organizado ou de uma sala de stock.

Mas para monitorizar o inventário, tem de compreender as nuances básicas do controlo e gestão.

Controlo do inventário vs. gestão do inventário vs. ativos fixos vs. gestão de armazéns

Podem parecer semelhantes, mas cada um deles ajuda o seu negócio de maneira diferente. Enquanto o controlo do inventário trabalha com o inventário no armazém do fornecedor, a gestão do inventário inclui os processos de reabastecimento e previsão. Garante que tem sempre o inventário certo no lugar, no momento certo, e com o número certo de produtos.

Também tem de gerir os ativos fixos, como máquinas e equipamentos, assim como os possíveis espaços alugados de que precisará para ajudar no fabrico dos produtos. Conhecido como contabilidade dos ativos fixos, manter um livro-razão de todos os ativos fixos utilizados para criar o seu produto, mas que não são realmente uma parte do fluxo de receitas, ajuda a esclarecer todos os custos ocultos no processo de produção.

A gestão do armazém garante que o inventário está bem organizado em todos os locais de armazenamento. Quando o inventário é fácil de encontrar e armazenado para otimizar o espaço, as pessoas podem escolher e enviar as encomendas dos clientes mais rapidamente.

Estas partes são integrantes do seu negócio: o controlo do inventário concentra-se no presente, enquanto os ativos fixos e a gestão do inventário apresenta o seu futuro. Deste modo, vai melhorar o controlo do inventário quando conseguir uma melhor gestão do inventário.

Como iniciar um sistema de controlo do inventário

Para encontrar o sistema certo, tem de compreender os desejos e necessidades da sua empresa. Comece por fazer três perguntas:

1. Que tipos de produtos e quantidades preciso de monitorizar?
   As suas prioridades irão depender das necessidades: se isso significar concentrar-se em datas de validade para itens perecíveis, uma parte limitada do fornecimento ou itens sazonais, terá de planear de acordo com os fluxos, mantendo-se atento à sua gestão da cadeia de fornecimento.
2. De que funcionalidades preciso para gerir o meu inventário?
   Tem stock em vários armazéns ou apenas numa sala de stock? Terá de integrar soluções de negócio digitais adicionais e como é que isso vai afetar o seu negócio? Ao ter em conta as possibilidades atuais e futuras, prepara-se para dispor de um sistema de controlo do inventário que durará mais de um ano ou dois.
3. Qual é o meu orçamento para o software de controlo do inventário?
   Escreva tudo o que precisa agora e no futuro, incluindo despesas de formação e software. Compare esses custos com o tempo e esforço que serão necessários para concluir os projetos, assim como a sua estimativa do retorno do investimento (ROI) da redução de horas/homem, custos de transporte e aumento estimado de clientes.

Depois de responder a estas perguntas, deverá ser óbvio o que é importante para si na procura de um sistema de controlo do inventário. Pretende garantir sempre que a sua empresa se encontra ao mais alto nível.

ERP como solução multifuncional

Na sua procura para garantir que mantém uma vantagem competitiva, um recurso semelhante que pode surgir durante a busca por soluções de controlo do inventário é o planeamento de recursos empresariais (ERP). O ERP permite aos líderes gerirem todos os aspetos do seu negócio numa única plataforma, incluindo não só o inventário, mas também outros itens, como as finanças, o planeamento, a logística e as operações.

Esta solução completa pode parecer interessante, pois terá a capacidade de gerir vários sistemas, mas tem de se certificar de que funcionará para a sua equipa. Pode parecer dispendiosa também, acrescentando tempo de formação adicional e mão-de-obra à sua equipa. O software de inventário pode ser flexível e pode integrar-se em vários sistemas diferentes, dando-lhe a flexibilidade para criar os processos para a sua organização como bem entender. O Dynamics 365 Business Central serve como solução empresarial essencial para ajudar a otimizar as suas operações.