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Una persona che usa un portatile in un bar, presumibilmente per apprendere cos'è un sistema di gestione degli ordini

Guida ai sistemi di gestione degli ordini

Le attività di registrazione, tracciatura ed evasione degli ordini su più canali di e-commerce possono risultare noiose. L'uso di un sistema di gestione degli ordini (OMS) può tuttavia aiutare a ridurre i processi manuali del tuo percorso di vendita.


Che cos'è un sistema OMS?

Con OMS (sistema di gestione degli ordini) si fa riferimento a un sistema software per computer che consente di tenere traccia in automatico del numero di vendite e ordini, dell'inventario e dell'evasione. Alcune di queste soluzioni possono anche aiutare i marchi a monitorare persone, processi e partnership. La gestione di tutte le funzioni coinvolte nella gestione degli ordini dei clienti consente al tuo team e ai clienti di tenere traccia del processo e analizzarne l'efficienza dall'inizio alla fine.

L'integrazione di un sistema OMS nella tua azienda è importante, in quanto consente di prepararti a un aumento delle vendite man mano che il tuo business si espande. Con l'automatizzazione di noiosi passaggi manuali del processo di gestione degli ordini, il tuo team può risparmiare tempo e denaro, allocando le risorse in modo efficiente.

Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, devi essere in grado di soddisfare le aspettative dei clienti, che ordinano i prodotti da diversi canali digitali e desiderano poter usufruire delle opzioni di ritiro in negozio o di consegna, nonché di poter restituire o cambiare il prodotto presso un'ubicazione designata.

Man mano che i tempi di evasione diventano più rapidi, sarà necessario aggiungere la gestione degli ordini al processo. In caso contrario, potrebbero esserci varie conseguenze sugli ordini all'interno della tua piattaforma, tra cui:

  • Perdita
  • Mancata accuratezza o correttezza
  • Mancata evasione
  • Tempi di spedizione maggiori rispetto a quanto inizialmente stabilito.

Se riscontra una delle situazioni indicate in precedenza più volte o anche una sola volta, un cliente potrebbe avere una percezione negativa delle operazioni della tua azienda, rendendo più facile per i concorrenti offrire un'esperienza migliore.

In breve, l'aggiunta di un sistema OMS al processo consente di:

  • Allineare agenti di vendita e piattaforme online.
  • Tenere traccia degli esiti positivi con l'analisi.
  • Gestire programmi di spedizione complessi.
  • Coordinare le scorte con gli ordini disponibili su più canali.
  • Garantire l'evasione degli ordini quando si usano servizi logistici di terze parti (3PL).
  • Eliminare l'errore umano durante gli inserimenti manuali, così come le inefficienze e l'allocazione incoerente delle risorse.

Funzionalità di un sistema OMS

L'implementazione di un sistema di gestione degli ordini che integri la sua attuale infrastruttura è fondamentale per trarre il massimo vantaggio dalla digitalizzazione delle vendite e dalla successiva accelerazione. La funzionalità di gestione degli ordini può essere il fattore decisivo per il successo della tua attività. Un sistema OMS offre supporto in cinque aree del processo di gestione degli ordini:

  1. Integrazione della contabilità
    Comprende tutti i dati finanziari allocati dal tuo sistema OMS ai team come contabilità, contabilità fornitori e contabilità clienti, aiutando il tuo team a semplificare i tuoi dati finanziari ed eliminando la necessità di reinserirli o trasferirli manualmente.
  2. Database dei clienti
    Tutte le informazioni di contatto dei clienti e le attività utili ai rappresentanti del servizio a riconoscere tutti gli utenti più redditizi.
  3. Gestione articoli
    Fornire una visione consolidata del tuo inventario per gestire e tracciare i livelli delle scorte, così come gli algoritmi che instradano gli ordini al successivo magazzino appropriato e le migliori opzioni di spedizione. Questi algoritmi verranno usati durante tutte le fasi del processo di gestione degli articoli: prelievo, imballaggio, spedizione e tracciatura.
  4. Canale di vendita
    Il tuo sistema OMS riceverà e consoliderà le informazioni sugli ordini attraverso tutti i punti vendita, inclusi gli ordini online, in negozio e tramite il servizio clienti. Ciò potrebbe includere anche ordini di supporto da aree geografiche globali con più valute.
  5. Supporto alle vendite
    Le informazioni sui prodotti vengono aggiornate in tempo reale, supportando i resi e gli scambi multicanale dei clienti.

Usando una piattaforma OMS per semplificare le attività di tali aree di business, la tua azienda può:

  • Soddisfare le esigenze dei clienti su più canali per un'esperienza di e-commerce semplificata, annullando il tempo dedicato dal team all'evasione degli ordini e alla formazione dei membri del team. Può inoltre fornire una panoramica di alto livello degli ordini, riducendo i problemi e gli errori umani e rendendo tutti i dati in tempo reale di cui hai bisogno disponibili in un'unica posizione.
  • Eliminare i processi manuali.
  • Segnalare e prevedere le esigenze di inventario per evitare ordini eccessivi o vendite eccessive. In caso di fluttuazioni impreviste della domanda, potrai connetterti ai tuoi canali di inventario per mettere in atto una strategia di evasione da parte dei fornitori.
  • Eseguire l'integrazione tra i sistemi aziendali, ad esempio ERP, inclusi magazzini, team di assistenza clienti e contabilità.
  • Prendere ordini da più paesi in più tipi di valuta. Ma mano che il mondo procede verso la globalizzazione, il tuo team deve essere preparato ad espandersi in nuovi mercati con facilità.

Ecco alcune delle attività che un sistema OMS può gestire:

  • Ottimizzazione e automazione dell'evasione degli ordini.
  • Mitigazione delle interruzioni del processo.
  • Gestione del ciclo di vita degli ordini.
  • Risposte a modelli di business in continua evoluzione.

Vantaggi di un sistema OMS

Indipendentemente dalle dimensioni della tua società, l'implementazione di un sistema di gestione degli ordini può migliorare le tue operazioni aziendali a tutti i livelli. Ecco alcuni dei numerosi vantaggi dell'aggiunta di un sistema OMS al tuo business.

  • Automazione. Un sistema di gestione degli ordini si basa sull'automazione, dalla gestione del punto vendita alla consegna del prodotto. Ciò consente di ridurre il lavoro manuale, così come i costi di manodopera. Poiché i tempi di evasione degli ordini sono sempre più brevi, un sistema OMS sceglie il magazzino o il luogo di evasione, definisce l'ordine di evasione e invia una richiesta di evasione al magazzino, consentendo al personale di preparare l'ordine.

    Grazie alla possibilità di ridurre i tempi di evasione, potrai riallocare le risorse usate per concentrarti su parti più complesse della tua attività che contribuiscono alla crescita e alla soddisfazione dei clienti. Aumenterà anche la sicurezza dei dati, fattore di notevole importanza nel mondo sempre più digitalizzato di oggi.
  • Riduzione degli errori umani. Gli errori umani rappresentano la principale causa di importanti problemi di evasione degli ordini nell'ambito dei magazzini, qualunque sia l'entità dell'errore. Implementando un accurato sistema di gestione degli ordini, le attività vengono gestite in automatico. Un sistema OMS è in grado di eseguire attività di controllo dell'inventario multicanale e di ottimizzazione del magazzino inviando avvisi su qualsiasi problematica, dai livelli di inventario alle possibili esigenze di liquidazione. Ciò consente di evitare ritardi di spedizione, commissioni di mercato e insoddisfazione dei clienti.
  • Report in tempo reale. L'elaborazione degli ordini richiede tempo. Durante l'aggiornamento del sistema, si ricevono costantemente nuove informazioni. Se i dati vengono aggiunti manualmente, non sempre potrebbe essere possibile disporre delle informazioni più aggiornate. Un sistema OMS è in grado di fornire in tempo reale i dati relativi a ordini, inventario e clienti. Questo tipo di dati è fondamentale eseguire l'analisi il tuo sito Web e garantire che si stanno mettendo in atto strategie di marketing di successo per l'acquisizione di clienti a lungo termine.
  • Prevenzione di problemi di scorte mancanti grazie alla previsione di inventario. Se la tua azienda non ha accesso al software di previsione e ai livelli di inventario, non sarai in grado di tenere traccia delle scorte nel magazzino. Ciò comporta due grossi problemi, rappresentati dall'eccesso e dall'esaurimento delle scorte, ovvero la disponibilità di grandi quantità di inventario invenduto in un magazzino o la disponibilità di scorte insufficienti per soddisfare la domanda. Entrambi i problemi possono essere risolti con l'aggiunta di un sistema OMS.

    Puoi prevedere al meglio i periodi con il maggiore o minore numero di vendite, i prodotti più popolari e le tendenze di acquisto. Sarai in grado di individuare con precisione lo spazio di magazzino di cui avrai bisogno per i tuoi prodotti, avendo sempre la giusta quantità di inventario, in qualsiasi momento.
  • Un'unica fonte di informazioni attendibili. Il tuo dashboard OMS conterrà tutte le informazioni necessarie per tenere traccia delle tue attività e delle vendite. Combinando le informazioni su contabilità, inventario e clienti, sarai in grado di definire nuove strategie in modo efficiente.
  • Scalabilità semplificata e opportunità multicanale. È fondamentale disporre di un sistema di gestione degli ordini in grado di crescere contemporaneamente al tuo business. Poiché si tratta di un'esperienza multicanale, sarà necessario tenere traccia degli ordini in un ambito in cui la loro evasione diventa complicata, dato che il traffico dei clienti passa appunto attraverso più canali. Dovrai seguire gli ordini lungo una vasta gamma di mercati e siti Web. Un sistema OMS può centralizzare gli ordini, tenere traccia dei relativi dati, aggiornare l'inventario e il ciclo degli ordini.

Il processo OMS in dettaglio

La maggior parte dei sistemi di gestione degli ordini segue un processo in sei passaggi per garantire un'elaborazione e un'evasione degli ordini dei clienti in modo rapido e accurato. Questo processo consente di garantire che siano soddisfatte tutte le esigenze dei tuoi clienti, offrendo al contempo a questi ultimi un'esperienza utente costante, ma personale. Ecco i sei passaggi:

  1. Individuazione
    Il primo passaggio del processo di gestione degli ordini viene eseguito dal cliente. Tramite il tuo negozio online, un sito Web di terze parti o il telefono, il cliente inserisce il tuo prodotto in un carrello online e modifica all'istante il tuo inventario corrente. Il sistema può anche segnalare se l'articolo è semplicemente nel carrello o se il cliente lo ha abbandonato.
  2. Esecuzione di un ordine
    Dopo che il tuo cliente decide di acquistare il prodotto, il sistema OMS comunica con il tuo team addetto al reparto contabilità o finanziario per verificare le informazioni di pagamento con carta di credito ed elaborare l'ordine. Una volta che l'ordine è stato approvato, procederà alla fase di evasione.

    I venditori all'ingrosso o business to business possono scegliere un modello di fatturazione, indicando la volontà di ricevere prima un preventivo per gli acquisti in blocco. Verrà quindi eseguito l'invio di una fattura da pagare entro una scadenza specifica.
  3. Evasione dell'ordine
    Dopo che l'ordine arriva in magazzino, il sistema OMS sceglie l'opzione più vicina o più accessibile in prossimità della destinazione dell'ordine, quindi calcola i costi di spedizione e i vettori più veloci. Un sistema OMS potrebbe anche essere in grado di stampare etichette di indirizzo, documenti di trasporto e ricevute.
  4. Gestione del magazzino
    La disponibilità di un codice di riferimento del prodotto (SKU) e di un codice a barre per ogni articolo è fondamentale in questo passaggio. La presenza di entrambi questi elementi aumenta l'accuratezza dell'evasione per un prodotto e ne rende più facile l'analisi in magazzino e l'aggiunta all'ordine. Esistono quattro metodi per prelevare gli articoli dal tuo magazzino:

    Singolo ordine. Gli articoli di un singolo ordine vengono prelevati e consegnati alla stazione di imballaggio.

    Prelievo in batch. A un addetto ai prelievi viene assegnato, durante ciascun turno, un numero specifico di ordini da ritirare e riportare alla stazione di imballaggio.

    Prelievo a zona. A ciascun addetto ai prelievi viene assegnata una zona di magazzino. Al passaggio dell'addetto in ciascuna zona, gli articoli in essa presenti vengono aggiunti a un ordine.

    Prelievo a ondata. I prelievi vengono eseguiti simultaneamente in tutte le zone e portati in un unico posto per il consolidamento.

    Se un articolo è esaurito, il sistema OMS può comunicare con i tuoi fornitori al fine di richiedere l'invio anticipato di un rifornimento in magazzino. La creazione di un punto di riordino consente un approvvigionamento coerente dell'inventario. Un nuovo ordine di acquisto viene eseguito automaticamente al raggiungimento della soglia minima e viene inoltre inviato ai responsabili del magazzino un avviso per possibili ritardi nell'evasione degli ordini.

    L'ordine viene inviato anche al reparto contabilità o viene notificato il nuovo acquisto al software di contabilità. Una solida soluzione di gestione finanziaria rende più semplici le attività di audit mensili e di fine anno, gestione delle imposte e altro.

  5. Spedizione
    Dopo la selezione dell'ordine in base ai prodotti in magazzino, il team di imballaggio recupera gli articoli dal magazzino e li analizza per scopi di inventario. Il prodotto viene quindi prelevato, imballato e spedito in base ai dettagli forniti dal sistema OMS. Durante l'imballaggio è necessario tenere in considerazione tre fattori:

    Accuratezza dell'ordine. Assicurati che ogni articolo sia nell'ordine corretto.

    Dimensioni della confezione. Pianifica l'integrazione delle dimensioni nei prezzi. La disponibilità di un minimo di tre a un massimo di cinque dimensioni di scatole standard consente di contenere i costi senza complicare eccessivamente il processo.

    Imballaggio adeguato. Alcuni materiali di imballaggio potrebbero garantire al prodotto una protezione migliore, aumentando tuttavia i costi. Scegli il tipo con il miglior rapporto di costo e sicurezza durante il trasporto.

    Tracciatura. Il sistema OMS può anche inviare al cliente una notifica dell'avvenuta spedizione del prodotto e dei tempi di arrivo stimati. Mittente e cliente sono in grado di tenere traccia del prodotto dalla spedizione iniziale, al magazzino, fino alla sua destinazione.
  6. Follow-up post vendita

    Dopo l'uscita del prodotto dal magazzino e una volta trascorso il tempo designato dopo l'arrivo della spedizione, il sistema OMS deve inviare automaticamente un'e-mail al cliente chiedendo di valutare il prodotto e assicurarsi di aver ricevuto tutti gli articoli nell'ordine. L'e-mail di follow-up deve anche includere istruzioni dettagliate su come contattare il servizio clienti.

    Se un cliente è insoddisfatto, è necessario rendere le istruzioni e i criteri per resi e rimborsi semplici da trovare e seguire. Un sistema OMS può elaborare rapidamente una richiesta di rimborso e comunicare con il team di contabilità per l'esecuzione del rimborso. Il tuo sistema OMS può anche entrare in contatto con il tuo fornitore addetto ai resi per garantire che tutti i tuoi dati siano accurati e aggiornati.

Esistono anche casi in cui il tuo sistema OMS può contrassegnare ordini speciali, ad esempio sostituzioni di reso, regali di ringraziamento o ordini VIP. Quando questi ordini vengono elaborati attraverso il sistema OMS, possono essere contrassegnarli con un codice univoco, consentendo al tuo team di fidelizzazione dei clienti di verificarne personalmente l'accuratezza.


Sfide correlate ai sistemi di gestione degli ordini

Se la tua azienda non è abbastanza grande o non dispone di ordini sufficienti per supportare l'implementazione di un sistema OMS, l'aggiunta di questo tipo di piattaforma potrebbe richiedere troppo tempo o denaro. Prima di aggiungere questo sistema al tuo processo, conoscere i possibili ostacoli futuri potrebbe essere utile per il tuo team e la tua attività. Ecco alcune sfide che potrebbero verificarsi nell'ambito del processo di gestione degli ordini:

  • Complicazioni durante l'implementazione. L'aggiunta di un nuovo sistema al tuo processo, oltre alle soluzioni legacy che hai già implementato, può sembrare un'attività complicata e difficoltosa.
  • Prezzo Ci sono moltissimi sistemi di gestione degli ordini tra cui scegliere, che costano dalle centinaia alle migliaia di dollari, ma un prezzo più elevato non sempre implica una qualità migliore. Se la tua azienda non può permettersi un sistema ERP completo, concentrati sull'aggiunta di un sistema per le operazioni più robusto.
  • Individuazione della scelta giusta. Esistono così tanti sistemi di gestione degli ordini disponibili che può essere difficile scegliere quello più adatto a tutte le tue esigenze. Tramite la compilazione di un elenco di controllo e la definizione di una gerarchia di articoli indispensabili e di articoli utili sarai in grado di individuare il sistema OMS più adatto alla tua attività.

Individuare il sistema OMS adatto alla tua attività richiede tempo e necessita il consenso di molti membri del tuo team. Per assicurarti di scegliere un sistema OMS adatto a tutti, dovrai porti delle domande che ti consentiranno di individuare il prodotto migliore per il tuo team.


Considerazioni per la scelta di un sistema OMS per la tua attività

Ogni sistema di gestione degli ordini è diverso. Dovrai pertanto prima capire le esigenze in base alle quali adattarlo.

Innanzitutto, identifica i tuoi obiettivi. La prima fase consiste nel comprendere chi, cosa e perché del tuo sistema OMS. Dovrai tenere una riunione con le parti interessate, tra cui membri del team, fornitori e clienti e determinare quali funzionalità sono indispensabili e quali potrebbero essere utili. Durante le conversazioni, assicurati di discutere del futuro della tua azienda e della scalabilità delle soluzioni valide. È fondamentale scegliere un sistema OMS che possa crescere insieme alla tua attività.

Crea quindi una richiesta di proposta. Dovrai redigere e inviare una richiesta di proposta ai fornitori di soluzioni di gestione degli ordini affinché ti aiutino a prendere una decisione finale. Grazie a tale richiesta di proposta, potrai avere la certezza che tu e il tuo fornitore sarete allineati in termini di requisiti tecnici, limitazioni e modalità di funzionamento della soluzione. Assicurati di comunicare ai fornitori le informazioni seguenti, affinché possano creare la migliore proposta per la tua organizzazione:

  • Volume degli ordini
  • Numero di codici di riferimento del prodotto (SKU)
  • Software di hardware esistente
  • Dettagli sul tuo processo di formazione e abilitazione
  • Sequenza temporale di transizione dell'implementazione

Esegui infine le tue valutazioni e confronta le proposte. Potresti disporre di numerosi fornitori con varie proposte. Dovrai decidere se il tuo sistema OMS deve essere è costituito da una singola soluzione software o da più strumenti e processi. Il tuo sistema OMS deve anche supportare le connessione dell'e-commerce all'assistenza clienti, per garantire l'accesso al tuo servizio clienti automatizzato. Ti consigliamo di curare un'esperienza digitale unificata su una piattaforma premium usando la tecnologia più recente. Ecco alcune domante che potresti porti su ciascun sistema, per prendere la decisione appropriata:

  • Elimina i processi manuali attraverso flussi di lavoro automatizzati?
  • Supporta più posizioni di magazzino?
  • Fornisce aggiornamenti dell'inventario in tempo reale?
  • Aggiunge nuove funzionalità?
  • Fornisce report e previsioni per identificare meglio i problemi e anticipare il cambiamento?
  • Gestisce le vendite su più canali, valute e aree geografiche?

L'obiettivo finale per te e il tuo team è quello di ottenere il massimo dal nuovo software in uso. Sebbene potresti non trovare un'unica soluzione di gestione degli ordini in grado di soddisfare tutti i criteri in elenco, riuscirai a individuare ciò di cui hai bisogno per la durata della tua attività. La scelta della migliore soluzione OMS per il tuo team ti aiuterà a portare l'evasione degli ordini e le operazioni aziendali a un livello superiore.


Scelta di Dynamics 365 come prossimo sistema OMS

Per qualsiasi azienda in espansione, l'implementazione di un sistema OMS in grado di integrarsi senza problemi con i processi correnti costituisce il passaggio successivo per creare e fidelizzare la base clienti.

La possibilità di consentire ai clienti di visualizzare il tuo inventario in tempo reale e di effettuare ordini in modo sicuro attraverso un processo di pagamento protetto rappresenta l'elemento prioritario per il tuo e-commerce. Un sistema di gestione degli ordini veloce e affidabile che consenta alle aziende di vendere su più canali, nonché di generare ordini di vendita automatici, dovrebbe far parte di qualsiasi strategia di marketing e vendita. Il giusto sistema di gestione degli ordini può aiutarti a ottenere un'esperienza di acquisto e ordinazione coerente, organizzando in modo proattivo le attività di evasione degli ordini e ottimizzando i flussi degli ordini.

Una soluzione come Dynamics 365 Intelligent Order Management ti aiuterà a ridimensionare le tue operazioni con facilità, ottenendo al contempo informazioni dettagliate in tempo reale utili per gestire ogni aspetto del ciclo di vita dei tuoi ordini. Grazie al nuovo sistema di gestione degli ordini, la tua azienda potrà fornire maggiore flessibilità, trasparenza e puntualità nelle consegne, garantendo ogni volta un'esperienza cliente positiva.