دليل من 5 خطوات لتطبيق ERP
يعد تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP) عملية معقدة تتطلب تخطيطًا وإستراتيجية دقيقة.
يمكن أن يستغرق تكامل الأنظمة والعمليات الأمامية والخلفية في نظام أساسي مشترك من ستة أشهر إلى عامين حتى يكتمل. تساهم عوامل متعددة - مثل حجم مؤسستك، ومدى تعقيد الإعداد الحالي، وعدد المستخدمين، ونقل البيانات من الأنظمة القديمة - في مدة العملية ونفقاتها.
رغم أن التغييرات والتعديلات ستكون مطلوبة على طول الطريق، إلا أن وضع خطة مشروع لتخطيط موارد المؤسسات قبل نشرك يعد جزءًا مهمًا من الإعداد لتنفيذ ناجح. في هذا الدليل من 5 خطوات، ستتعلم كيفية فهم العملية في خطوات والحصول على نصائح لجعل العملية أكثر سلاسة وأكثر نجاحًا.
الخطوة الأولى: الإعداد والتخطيط
قم بتجميع فريق من موظفي الخط الأول والإدارة من كل قسم لتطوير خطة مشروع ERP الخاصة بك وتنفيذها. توفر لك مجموعة واسعة من الخبرات في هذا الفريق منظورًا حاسمًا في كيفية تأثير تغييرات النظام والعملية على العمليات اليومية.
تتمثل الخطوة الأولى لفريق المشروع الجديد هذا في تقييم ممارسات العمل الحالية لتحديد العمليات التي يمكن تحسينها أو أتمتها بواسطة نظام ERP الجديد. قم بتصنيف هذه العمليات حسب الأولوية واستخدم هذا التقييم لمساعدتك في وضع استراتيجية وتحديد أهداف التنفيذ ونطاقه.
تلميح: ادرس أمثلة على نظام تخطيط موارد المؤسسات من المؤسسات المماثلة للتعرف على أفضل ما يمكن عمله في مجال عملك.
الخطوة الثانية: مراجعة الإجراءات
اطلب من فريق المشروع إجراء مراجعة شاملة لميزات برامج ERP الجديد وإمكانياته. الغرض من هذه المراجعة أمران:
- لكي يتعرف فريق المشروع على كل جانب من جوانب حل ERP الجديد ويحدد الكفاءات وفجوات المهارات قبل بدء التشغيل على نطاق أوسع. ستوجه هذه التجربة عملية التدريب.
- للتحقق من العمليات اليدوية التي سيتم تشغيلها تلقائيًا بواسطة النظام الجديد والتأكد من إجراء التعديلات اللازمة قبل بدء التشغيل بحيث تتم عملية التشغيل الآلي بسلاسة.
تلميح: قم بإجراء مقابلات مع الموظفين الرئيسيين من كل قسم للحصول على رؤى مباشرة حول كيفية عمل العمليات الحالية معًا وكيف يمكن أتمتة تلك العمليات بشكل أكثر فاعلية.
الخطوة الثالثة: إعداد البيانات
حدد أيًا من بياناتك الحالية سوف تحتاج إلى تحويلها إلى النظام الجديد، ثم قم بتحليلها للتخلص من المعلومات غير المجدية أو القديمة. إذا أمكن، حدد موقع المستندات المصدر للتحقق من دقة البيانات واكتمالها. يمكنك قطع شوط طويل بالقليل من التدبير المنزلي في هذه المرحلة لأن نظام ERP مفيد فقط مثل بياناته. إذا امتلأت بياناتك بمعلومات غير دقيقة، فسوف تتأثر القيمة التي يوفرها نظام ERP الجديد سلبًا.
بمجرد التحقق من البيانات وتنظيفها، قم بإنشاء جداول بيانات لجمع البيانات المفيدة وتقسيمها إلى جداول منطقية لتبسيط عملية التحويل إلى النظام الجديد.
تلميح: حدد التوقعات الواقعية للعملية مع الجميع من القيادة التنفيذية إلى موظفي الخط الأول، وحافظ على التواصل مفتوحًا حول كيفية سير العمل. سيساعد ذلك على تخفيف القلق بشأن التغيير في الأدوات والعمليات وتعزيز اعتماد البرنامج الجديد بعد التشغيل.
الخطوة الرابعة: الاختبار والتدريب
اطلب من فريق المشروع التدرب على قاعدة بيانات اختبار ممتلئة بأسبوع كامل من بيانات المعاملة الحقيقية للتحقق من صحة إخراج النظام، ودقة الاختبار، والتأكد أن عمليات الدمج والواجهات تعمل بشكل صحيح. بالإضافة إلى اختبار النظام الجديد، يمكن استخدام هذه التجربة العملية مع البرنامج الجديد لمساعدة فريق المشروع على إنشاء أوراق المعلومات المرجعية وعملية التوثيق للتدريب على مستوى الشركة.
تختلف منهجية التدريب المثالية بحسب القوى العاملة. ستوجهك عوامل مثل مقدار الوقت الذي يمكن أن يخصصه الموظفون لديك للتدريب ومكان تواجدهم لإرشادك فيما إذا كان التدريب الشخصي أو التعليم الإلكتروني أو مزيج من الاثنين سيعملان بشكل أفضل.
بغض النظر عن طريقة التدريب التي تختارها، استخدم هذه الاقتراحات لجعل العملية أكثر فاعلية لجميع المعنيين:
- قم بتدريب أعضاء الفريق المحترفين ليكونوا مستخدمين فائقين لبرنامج ERP، بحيث يمكنهم المساعدة في تقليل مشكلات المستخدمين إلى مستوى منخفض وتحرير قسم تكنولوجيا المعلومات الخاص بك لمعالجة مشكلات أكبر.
- قم بتجميع أجزاء من العملية التدريبية لتعزيز المشاركة وتشجيع المنافسة الودية بين الزملاء.
- يمكنك تقديم الحوافز لاستكمال التدريب في الوقت المحدد. يمكن أن يكون مزيج من الامتيازات الصغيرة، مثل الطعام المجاني أو ساعة إضافية لتناول طعام الغداء، والامتيازات الكبيرة، مثل المكافآت النقدية أو أيام العطلة الإضافية، وسيلة فعالة لتحفيز الموظفين وجعل العملية ممتعة.
تلميح: حول ورقة معلومات مرجعية وعملية الوثائق إلى إجراءات تشغيل قياسية يمكن الوصول إليها من قِبل المؤسسة بأكملها وتحديثها بانتظام.
الخطوة الخامسة: البدء والتقييم
ضع قائمة مرجعية مباشرة للأيام والأسابيع التالية للتنفيذ للتأكد أن الضروريات التالية جاهزة للعمل:
- اختبار النظام بعد الانتقال مباشرة
- الجدول الزمني والميزانية للموظفين والعمل الإضافي أو الموظفين المؤقتين
- بروتوكولات الاتصال لتعطل النظام
- سرعة الشبكة وعمليات التحقق من الموثوقية
- عمليات النسخ الاحتياطي للبيانات
في يوم البدء، ضع خطة تشمل الكثير من الأسئلة وكن مستعدًا لبعض السقطات. تأكد من استعداد فريق المشروع لقيادة أقسامه خلال هذه العملية، وأن فريق تكنولوجيا المعلومات الخاص بك مستعد لإجراء التغييرات والتعديلات بحسب الحاجة. يتم تنفيذ نظام ERP عبر الكثير من العمل، ولكن فوائد الإنتاجية والربحية تستحق كل هذا العناء.
بعد البدء، قم بتقييم مخرجات حل ERP الخاص بك في مقابل الأهداف والغايات التي حددها فريق المشروع خلال مرحلة التخطيط. هل يحقق نظامك الجديد هذه الأهداف؟ هل يتم أتمتة العمليات اليدوية بالطريقة المطلوبة؟ إذا لم يكن كذلك، فهناك حاجة إلى تعديلات وتحسينات إضافية.
تلميح: قم بإجراء عمليات تدقيق دورية لمقارنة مخرجات حل ERP بالمعايير لتحديد ما إذا كان الحل يضيف قيمة.
توفير الوقت والمال والإحباط من خلال التعاقد مع موفر الحلول
يمكن أن يؤدي إعداد موفر حلول في بداية تطبيق ERP إلى زيادة فرص نجاحك وتساعدك على تجنب المخاطر والأخطاء الشائعة. يقوم موفرو الحلول بإدارة عمليات شراء حلول ERP ونشرها وتكوينها، ويتخصص الكثير منهم في منتجات محددة. على سبيل المثال، يتخصص شركاء Microsoft المعتمدون في منتجات Microsoft ولديهم مهارات معتمدة في نشر حلول Microsoft. هذا يعني أنهم يجلبون كفاءة وخبرة في عمليات التنفيذ.
إذا كان لديك مساحة في ميزانيتك، فإن النشر الأسرع والأسهل يستحق في الغالب المصاريف الإضافية لتوظيف خبير لتوجيه العملية.
اجعل عملية تنفيذ ERP أسهل مع Microsoft Dynamics 365 Finance وMicrosoft Dynamics 365 Supply Chain Management
يؤدي اشتراك FastTrack المجاني والتكامل الدقيق مع منتجات Office 365 التي تستخدمها بالفعل إلى تقليل تكاليف التدريب ويجعل Microsoft Dynamics 365 Finance وMicrosoft Dynamics 365 Supply Chain Management نشرًا أكثر بساطة ووضوحًا. تعرف على المزيد حول ما يمكنك القيام به من خلال نظام أساسي سحابي آمن وقابل للتكيف.