Ta fem trinn nærmere et bedre ressursplanleggingssystem
Hvis firmaets grunnleggende økonomi og drift ikke er tilstrekkelig lenger, kan det være på tide å få på plass et ressursplanleggingssystem.
Siden nyere ressursplanleggingsfunksjoner og -programmer utvikles hele tiden, er det viktig å undersøke alternativene. I dette konkurransepregede landskapet er det dessuten en mulighet for at andre allerede oppdaterer ressursplanleggingssystemene sine, og at du ønsker å holde deg oppdatert.
Hva er et ERP-system?
ERP er programvare for forretningsadministrasjon som gjør at en organisasjon kan bruke et system med integrerte programmer for å administrere og integrere et selskaps økonomi, forsyningskjede, operasjoner, rapportering, produksjon og HR-aktiviteter.
Nå som du vet hva et ERP-system er, kan du lære om fem trinn du kan gå gjennom for å implementere en bedre løsning for bedriften din.
Trinn én: Identifiser begrensningene i det nåværende systemet
Her er tre tegn på at det kanskje er på tide å bytte ut det gamle systemet og implementere ny programvare:
Veksttak
Har det nåværende system holdt følge etter hvert som bedriften har vokst med flere ansatte, kunder og forretningsprosesser eller utforsket nye forretningsmuligheter og markeder? En ressursplanleggingsløsning bør legge til rette for at selskapet kan vokse, samtidig som det ivaretar de dagligdagse forretningsprosessene.
Mangel på innsikt
Selv om ERP-programvare tilbyr innsikt i hele bedriften i sanntid, samt i bransjelandskapet som helhet, velger mange selskaper fortsatt utdaterte systemer som fungerer uavhengig av andre systemer. Dette kan føre til at ulike avdelinger jobber helt isolert fra hverandre. Programvare som samler de ulike systemene og i tillegg byr på dataanalyser og forretningsinnsikt, er et vinn-vinn-tilbud som kan gi økt produktivitet, legge til rette for vekst og skaffe deg et konkurransefortrinn.
Dyrt, utdatert system
De fleste selskaper ser nøye på hva de bruker på utvikling og vedlikehold av ERP for øyeblikket. Selv om de er klar over de åpenbare kostnadene, kjenner de færreste til fordelene og ulempene med hver distribusjonsløsning – enten det gjelder en lokal, skybasert eller vertsbasert ERP-løsning. Du bør kanskje se enda nærmere før du bestemmer deg for om du skal gå over til skyen, fortsette lokalt eller investere i en kombinasjonsløsning.
TIPS:
Mange selskaper tror de må legge om hele ressursplanleggingssystemet og kvitte seg med det nåværende systemet sitt, men det stemmer ikke. Et ressursplanleggingssystem kan romme mange programmer og tillegg. Hvis du ikke allerede har et system hvor du kan beholde prosessene som fungerer, og legge til nye prosesser, bør du se etter programvare som rommer disse mulighetene.
Trinn to: Minn deg selv på hva et ressursplanleggingssystem bør tilby
Vi begynner med fundamentet i ERP. Her er noen av de grunnleggende komponentene alle ERP-systemer bør inneholde:
Økonomistyring
Systemet bør ikke bare hjelpe deg å overholde forskriftsmessige krav – det bør også levere nøyaktige data og analyser slik at du kan holde øye med budsjettet ditt, inkludert administrasjon av en rekke valutaer, kontantstrømstyring og banktransaksjoner.
Produksjon
Denne funksjonen bør gi produsenter muligheten til å få tilgang til sanntidsdata for å optimalisere produksjonsplanleggingen, samt prosjekt- og kostnadsstyring. Ressursplanleggingsproduksjon bør også gi muligheten til å administrere ressurser og oppfylle kundenes behov.
Forsyningskjede
Tiden da du måtte angi informasjon manuelt og gjennomføre varetellinger, er snart historie. Denne funksjonen gir forbedret lager- og beholdningsstyring, og gir bedrifter bedre innsikt i produktene og den integrerte logistikken.
Trinn tre: Oppdag hva et moderne ressursplanleggingssystem kan tilby
Moderne ressursplanleggingssystemer byr på innebygd intelligens som styrer brukerne i retning av optimale resultater. De skaleres også i takt med bedriften din etter hvert som du ekspanderer til andre markeder, og bidrar til å sikre kunde- og bedriftsdata. I tillegg kan en moderne ressursplanleggingsplattform dekke forretningsbehovene dine ved å tilby mindre kostbare tilpasninger. Dette betyr at det kan fungere i kombinasjon med det gamle systemet ditt, men samtidig utvide forretningsprosessene etter hvert som bedriften vokser. Noen av de andre verktøyene for ressursplanlegging i systemet kan hjelpe deg med følgende:
- Øk produktiviteten.
- Få kontroll over økonomistyring.
- Bidra til å gi bedre kundeservice.
- Hjelp til med administrasjon av personale.
- Effektiviser behov for prosjektledelse.
- Forbedre forsyningskjede- og driftsadministrasjonen.
- Ta bedre beslutninger med forretningsintelligens og kunstig intelligens.
Global ERP har også sine fordeler. Det effektiviserer alle de grunnleggende økonomi- og driftsfunksjonene, og bidrar til at du kan opprettholde standard forretningsprosesser som gjør det enklere å ekspandere til nye markeder, og som fungerer rundt om i verden. På global skala byr et ressursplanleggingssystem på verktøy som:
- Bidrar til samarbeid på tvers av den virtuelle organisasjonen.
- Gir støtte til nye kontorer slik at du enkelt kan ekspandere til nye markeder.
- Standardiserer én enkelt ERP-løsning for å forenkle IT-miljøet ditt.
Trinn fire: Lag en handlingsplan
Det kan være overveldende å tenke på å implementere et helt nytt system eller å vite hva du skal legge til eller trekke fra det du allerede har. Jo bedre du planlegger, desto enklere blir det å forbedre eller bytte ut det gamle systemet ditt. Begynn med disse tre trinnene:
-
Lag en ønskeliste
Skriv ned hvilke ressursplanleggingsfunksjoner du allerede bruker – selv om det bare er et enkelt økonomi- og beholdningssystem. Så lager du en liste over funksjonene du ønsker eller trenger. Nå som du har noen alternativer og oversikt over hva som er tilgjengelig, kan du også se på spesialfunksjoner som å legge til forhåndsbygde apper eller bygge egendefinerte apper.
-
Angi budsjettet ditt
Når du har laget ønskelisten din, er neste trinn å angi et budsjett. Akkurat som når du skal kjøpe bil, bør du vite om budsjettet ditt gir deg råd til en bruktbil eller en helt ny bil. Når du vet dette, kan du fokusere på hvilke systemer og funksjoner du bør se etter. Begynn med kostnaden for å støtte og vedlikeholde et system, og se deretter etter skjulte utgifter som kan oppstå.
-
Ikke vær redd for å spørre
Ikke velg en løsning som passer for alle. Sørg for at løsningen du velger, dekker dine unike forretningsbehov. Hvis du vil gå over fra lokalt fokus til skyen, men har spørsmål om sikkerhet, bør du finne en teknologipartner som kan gi svar på disse spørsmålene.
Trinn fem: Velg teknologipartner
Det viktigste leddet i prosessen med å implementere et nytt system, er hvilken teknologipartner du velger. Det kan være en perfekt ressursplanleggingsmatch hvis du velger rett, og du og partneren kan leve harmonisk i alle deres dager. Her er noen av kvalitetene du bør se etter i en fremtidig implementeringspartner:
- Har de tidligere utført implementeringer for et selskap som ligner på ditt?
- Er de tilgjengelige før, under og etter implementeringen?
- Har de den rette kombinasjonen av teknisk ekspertise og produktkunnskap til å kunne hjelpe deg?
Se hva som kan oppnås med et moderne ERP-programvaresystem
Vi har svart på spørsmålet om hva et ressursplanleggingssystem er, hvilken grunnleggende informasjon du bør vite, og hvilke tilleggsfunksjoner du bør implementere. Nå kan du se hvordan Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations kan hjelpe deg å effektivisere økonomien og driften i hverdagen ved hjelp av moderne og intelligente forretningsløsninger.