Gå til hovedinnhold

Kom 5 trinn nærmere et bedre ERP-system

Hvis du føler de grunnleggende økonomi- og driftssystemene selskapet ditt bruker, ikke er tilstrekkelig lenger, kan tiden være inne for å ta i bruk et mer moderne ERP (enterprise resource planning)-system. Nye ERP-funksjoner og -programmer utvikles kontinuerlig, så det er viktig å undersøke alternativene dine. I dette konkurranseutsatte markedet er det stor sannsynlighet for at lignende bedrifter allerede er i ferd med å oppdatere ERP-systemene dine, og du gjør lurt i å holde tritt med dem.

Hva er et ERP-system?

ERP er programvare for forretningsadministrasjon som gjør at en organisasjon kan bruke et system med integrerte programmer for å administrere og integrere et selskaps økonomi, forsyningskjede, operasjoner, rapportering, produksjon og HR-aktiviteter.

Nå som du vet hva et ERP-system er, kan du lære om fem trinn du kan gå gjennom for å implementere en bedre løsning for bedriften din.

1

Trinn én:

Identifiser begrensningene i det nåværende systemet

Her er tre tegn på at det kanskje er på tide å bytte ut det gamle systemet og implementere ny programvare:

Veksttak

Har det nåværende system holdt følge etter hvert som bedriften har vokst med flere ansatte, kunder og forretningsprosesser eller utforsket nye forretningsmuligheter og markeder? En ERP-løsning bør legge til rette for at selskapet kan vokse, samtidig som det ivaretar de dagligdagse forretningsprosessene.

Mangel på innsikt

Selv om ERP-programvare tilbyr innsikt i hele bedriften i sanntid, samt i bransjelandskapet som helhet, velger mange selskaper fortsatt utdaterte systemer som fungerer uavhengig av andre systemer. Dette kan føre til at ulike avdelinger jobber helt isolert fra hverandre. Programvare som samler de ulike systemene og i tillegg byr på dataanalyser og forretningsinnsikt, er et vinn-vinn-tilbud som kan gi økt produktivitet, legge til rette for vekst og skaffe deg et konkurransefortrinn.

Dyrt, utdatert system

De fleste selskaper ser nøye på hva de bruker på utvikling og vedlikehold av ERP for øyeblikket. Selv om de er klar over de åpenbare kostnadene, kjenner de færreste til fordelene og ulempene med hver distribusjonsløsning – enten det gjelder en lokal, skybasert eller vertsbasert ERP-løsning. Du bør kanskje se enda nærmere før du bestemmer deg for om du skal gå over til skyen, fortsette lokalt eller investere i en kombinasjonsløsning.

tip

TIPS:

Mange selskaper tror de må legge om hele ERP-systemet og kvitte seg med det nåværende systemet sitt, men det stemmer ikke. Et ERP-system kan romme mange programmer og tillegg. Hvis du ikke allerede har et system hvor du kan beholde prosessene som fungerer, og legge til nye prosesser, bør du se etter programvare som rommer disse mulighetene.

2

Trinn to:

Minn deg selv på hva et ERP-system bør tilby

Vi begynner med fundamentet i ERP. Her er noen av de grunnleggende komponentene alle ERP-systemer bør inneholde:

Økonomistyring

Systemet bør ikke bare hjelpe deg å overholde forskriftsmessige krav – det bør også levere nøyaktige data og analyser slik at du kan holde øye med budsjettet ditt, inkludert administrasjon av en rekke valutaer, kontantstrømstyring og banktransaksjoner.

Produksjon

Denne funksjonen bør gi produsenter muligheten til å få tilgang til sanntidsdata for å optimalisere produksjonsplanleggingen, samt prosjekt- og kostnadsstyring. ERP-produksjon bør også gi muligheten til å administrere ressurser og oppfylle kundenes behov.

Forsyningskjede

Tiden da du måtte angi informasjon manuelt og gjennomføre varetellinger, er snart historie. Denne funksjonen gir forbedret lager- og beholdningsstyring, og gir bedrifter bedre innsikt i produktene og den integrerte logistikken.

3

Trinn tre:

Oppdag hva et moderne ERP-system kan tilby

Moderne ERP-systemer byr på innebygd intelligens som styrer brukerne i retning av optimale resultater. De skaleres også i takt med bedriften din etter hvert som du ekspanderer til andre markeder, og bidrar til å sikre kunde- og bedriftsdata. I tillegg kan en moderne ERP-plattform dekke forretningsbehovene dine ved å tilby mindre kostbare tilpasninger. Dette betyr at det kan fungere i kombinasjon med det gamle systemet ditt, men samtidig utvide forretningsprosessene etter hvert som bedriften vokser. Noen av de andre verktøyene for ressursplanlegging i systemet kan hjelpe deg med følgende:

  • Øk produktiviteten.
  • Få kontroll over økonomistyring.
  • Bidra til å gi bedre kundeservice.
  • Hjelp til med administrasjon av personale.
  • Effektiviser behov for prosjektledelse.
  • Forbedre forsyningskjede- og driftsadministrasjonen.
  • Ta bedre beslutninger med forretningsintelligens og kunstig intelligens.

Global ERP har også sine fordeler. Det effektiviserer alle de grunnleggende økonomi- og driftsfunksjonene, og bidrar til at du kan opprettholde standard forretningsprosesser som gjør det enklere å ekspandere til nye markeder, og som fungerer rundt om i verden. På global skala byr et ERP-system på verktøy som:

  • Bidrar til samarbeid på tvers av den virtuelle organisasjonen.
  • Gir støtte til nye kontorer slik at du enkelt kan ekspandere til nye markeder.
  • Standardiserer én enkelt ERP-løsning for å forenkle IT-miljøet ditt.

4

Trinn fire:

Lag en handlingsplan

Det kan være overveldende å tenke på å implementere et helt nytt system eller å vite hva du skal legge til eller trekke fra det du allerede har. Jo bedre du planlegger, desto enklere blir det å forbedre eller bytte ut det gamle systemet ditt. Begynn med disse tre trinnene:

1. Lag en ønskeliste

Skriv ned hvilke ERP-funksjoner du allerede bruker – selv om det bare er et enkelt økonomi- og beholdningssystem. Så lager du en liste over funksjonene du ønsker eller trenger. Nå som du har noen alternativer og oversikt over hva som er tilgjengelig, kan du også se på spesialfunksjoner som å legge til forhåndsbygde programmer eller utvikle egendefinerte programmer.

2. Angi budsjettet ditt

Når du har laget ønskelisten din, er neste trinn å angi et budsjett. Akkurat som når du skal kjøpe bil, bør du vite om budsjettet ditt gir deg råd til en bruktbil eller en helt ny bil. Når du vet dette, kan du fokusere på hvilke systemer og funksjoner du bør se etter. Begynn med kostnaden for å støtte og vedlikeholde et system, og se deretter etter skjulte utgifter som kan oppstå.

3. Ikke vær redd for å spørre

Ikke velg en "løsning som passer for alle". Sørg for at løsningen du velger, dekker dine unike forretningsbehov. Hvis du vil gå over fra lokalt fokus til skyen, men har spørsmål om sikkerhet, bør du finne en teknologipartner som kan gi svar på disse spørsmålene.

5

Trinn fem:

Velg teknologipartner

Det viktigste leddet i prosessen med å implementere et nytt system, er hvilken teknologipartner du velger. Det kan være en perfekt ERP-match hvis du velger rett, og du og partneren kan leve harmonisk i alle deres dager. Her er noen av kvalitetene du bør se etter i en fremtidig implementeringspartner:

  • Har de tidligere utført implementeringer for et selskap som ligner på ditt?
  • Er de tilgjengelige før, under og etter implementeringen?
  • Har de den rette kombinasjonen av teknisk ekspertise og produktkunnskap til å kunne hjelpe deg?

Les om hvordan et selskap lyktes med implementeringen av et moderne ERP-system

Oppdag hva som skjedde da den ledende produsenten av tannutstyr, A-dec, bestemte seg for å bytte ut sitt 17 år gamle ERP-system.

LES HISTORIEN 

Se hva som kan oppnås med et moderne ERP-programvaresystem

Vi har svart på spørsmålet om hva et ERP-system er, hvilken grunnleggende informasjon du bør vite, og hvilke tilleggsfunksjoner du bør implementere. Nå kan du se hvordan Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations kan hjelpe deg å effektivisere økonomien og driften i hverdagen ved hjelp av moderne og intelligente forretningsløsninger.