Wat is ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP) is een softwaresysteem dat organisaties helpt om de belangrijkste bedrijfsprocessen te automatiseren en te beheren voor optimale prestaties. Met ERP-software wordt de datastroom tussen de bedrijfsprocessen van een bedrijf gecoördineerd, waardoor één bron van waarheid wordt gecreëerd en de bewerkingen in het hele bedrijf worden gestroomlijnd. Een bedrijf kan hiermee de financiën, toeleveringsketen, bedrijfsprocessen, commerce, rapportage, productie en HR-activiteiten koppelen op één platform.

De meeste ondernemingen hebben een financieel en operationeel systeem, maar verzuilde systemen gaan niet veel verder dan de dagelijkse bedrijfsvoering en kunnen geen hulp bieden bij toekomstige groei. Als bedrijven uitbreiden en de behoeften veranderen, moeten de systemen dit kunnen bijhouden. In dit artikel lees je wat ERP inhoudt en waarom het verstandig is software te gebruiken die je bedrijfsbehoeften kan volgen om je bedrijfsvoering flexibeler en efficiënter te maken.

Moderne ERP-softwaresystemen

In het verleden bestonden ERP-systemen uit losse pakketten die afzonderlijk werkten en niet met andere systemen communiceerden. Voor elk systeem was dure, complexe en aangepaste programmacode vereist om aan de unieke bedrijfsbehoeften te kunnen voldoen, waardoor de acceptatie van nieuwe processen of procesoptimalisaties werd vertraagd, of zelfs onmogelijk werd gemaakt.

Wat de hedendaagse ERP-software anders maakt, is het vermogen om al deze verschillende processen te bundelen in één flexibel systeem. Er wordt niet alleen dataconnectiviteit geboden binnen je ERP-systeem maar ook binnen je productiviteitstools, e-commerce en zelfs oplossingen voor klantbetrokkenheid. Je kunt al je data verbinden voor betere inzichten zodat je alle processen binnen het bedrijf naar een hoger plan tilt.

Een moderne ERP-oplossing biedt bovendien flexibele implementatieopties, verbeterde beveiliging en privacy, duurzaamheid en aanpassingsmogelijkheden met weinig code. Maar het belangrijkste is wel dat nieuwe oplossingen continuïteit en tolerantie voor je bedrijfsprocessen bieden, met inzichten die je vandaag nog kunt benutten om sneller te innoveren en je bedrijf voor te bereiden op toekomstige ontwikkelingen.

Waarom ERP belangrijk is voor bedrijven

Hoewel er geen complete softwareoplossing bestaat voor elk bedrijfsproces, biedt ERP-technologie steeds meer functionaliteit waarmee jij je processen kunt samenbrengen. Nadat je processen, systemen en data verbonden zijn, krijg je sneller informatie en het aanpassingsvermogen dat je nodig hebt om je processen te optimaliseren.

Hier zijn drie manieren waarop een ERP-systeem je bedrijf kan verbeteren:

1. Optimale prestaties bevorderen. Met oplossingen die gebruikmaken van AI, krijg je toegang tot inzichten die de besluitvorming verbeteren en nieuwe manieren onthullen om de operationele prestaties te verbeteren terwijl je bedrijf zich ontwikkelt.
2. De operationele impact versnellen. Door processen en data met elkaar te verbinden, geef je werknemers meer inzicht en flexibiliteit zodat ze snel actie kunnen ondernemen en meer waarde kunnen leveren, bedrijfsbreed.
3. Bedrijfsflexibiliteit waarborgen. Veel ERP-oplossingen zijn zo gebouwd dat ze met je behoeften meegroeien. Daardoor kun jij je proactief voorbereiden op – en direct inspelen op – elke operationele verstoring en marktverschuiving.

Welke zakelijke functies kunnen met ERP worden geoptimaliseerd?

Een ERP-systeem kan betrekking hebben op allerlei kernfuncties binnen je organisatie en kan je helpen drempels tussen de frontoffice en backoffice weg te nemen, en daarbij de mogelijkheid bieden je oplossing aan te passen aan nieuwe zakelijke prioriteiten. Een aantal van de belangrijkste zakelijke functies:

Commerce

Hedendaagse retailers hebben met veel uitdagingen te maken. Een ERP-systeem kan een complete omnichannel commerce-oplossing bieden die backoffice-, winkel- en digitale ervaringen verbindt. Klanten krijgen een meer persoonlijke en naadloze winkelervaring via AI-aanbevelingen, terwijl retailers de productiviteit van werknemers kunnen verbeteren, fraude beter kunnen bestrijden en hun bedrijf verder kunnen ontwikkelen.

Financiën

Moderne ERP helpt je de winstgevendheid te vergroten en de naleving te bevorderen. Dankzij dashboards en AI-gestuurde inzichten krijg je een overzicht van je financiën zodat je altijd en overal over realtime informatie beschikt. Je kunt ook de hoeveelheid handmatig ingevoerde informatie verminderen door dagelijkse werkzaamheden te automatiseren en volgmogelijkheden op te nemen waarmee je je bedrijf helpt de regelgeving na te leven.

Human Resources

Moderne oplossingen bieden allerlei manieren om bedrijfsdata te beheren en beheertaken voor werknemers te stroomlijnen. Denk aan de salarisadministratie, werving enzovoort Je bevindt je in een betere positie om werknemers te behouden, te werven en mogelijkheden te bieden, terwijl je de prestaties van medewerkers kunt volgen en HR-problemen kunt herkennen voordat ze een rol gaan spelen.

Productie

Deze ERP-mogelijkheid verbetert de zakelijke communicatie, automatiseert dagelijkse processen via RPA (robotgestuurde procesautomatisering) en biedt fabrikanten de mogelijkheid aan de behoeften van klanten te voldoen en resources te beheren via het gebruik van realtime data. Daarnaast worden projectbeheer, kostenbeheer en productieplanning geoptimaliseerd.

Toeleveringsketen

Als je bedrijf nog steeds handmatig data invoert en probeert de voorraad in je magazijn bij te houden, kun je moeiteloos tijd en geld besparen door deze processen te automatiseren met ERP. Moderne oplossingen voor toeleveringsketens bieden ook dashboards, Business Intelligence en zelfs IoT-technologie (Internet of Things) waarmee je grip krijgt op je voorraadbeheer.

Drie signalen waaruit blijkt dat je ERP-software nodig hebt

Als je dit leest en met je oude systeem aan het worstelen bent, is dit misschien het juiste moment is om daar verandering in te brengen. Hier zijn een paar signalen waaruit kan blijken dat je nieuwe ERP-software nodig hebt:

1. Je basissysteem helpt je niet bij groei: Misschien werk je prima met basishulpprogramma's, maar als je huidige software beperkingen met zich meebrengt op het gebied van marktexpansie en je vermogen om op mondiale schaal te groeien, is het misschien tijd voor een beter ERP-systeem dat flexibel genoeg is om in te spelen op groei.
2. Je werkt met verschillende systemen: Naarmate de technologie verandert, merk je dat je verschillende systemen niet goed samenwerken. Mogelijk zie je dat de nieuwe boekhoudsoftware niet compatibel is met je oude HR-systeem, en wil je niet langer tijd en middelen verspillen aan pogingen een oplossing bij elkaar te houden.
3. Je kunt niet aan verwachtingen van klanten voldoen: Als je medewerkers en klanten mobiel zijn en je systeem daar niet op inspeelt, is het de hoogste tijd om te investeren in een systeem dat aan de behoeften van iedereen voldoet. Als je je medewerkers de middelen geeft die ze nodig hebben om te slagen en investeert in het voldoen aan de verwachtingen van je klanten, kun je je voorsprong op de concurrentie behouden.

TIP: Als jij of je personeel om een nieuw systeem vraagt en er sprake is van weerstand tegen verandering op het vlak van ERP, plan dan een demo waarmee iedereen kan zien wat het aanbod is. Wanneer iedereen het gevoel heeft betrokken te zijn bij het besluitvormingsproces, wordt implementatie bovendien een stuk eenvoudiger.

Drie uitdagingen voor bedrijven bij de implementatie van ERP

Ondanks alle opties die er zijn, aarzelen sommige bedrijven nog steeds over de implementatie van ERP. Daarvoor kunnen veel verschillende redenen zijn, maar waar een uitdaging is, is er ook een oplossing.

De juiste ERP-oplossing kiezen

Je hoeft niet op zoek te gaan naar een softwareoplossing waarmee je alles regelt. ERP moet in staat zijn je huidige bedrijfsprocessen op te pakken en samen te brengen in één systeem waarmee iedereen in je organisatie dezelfde informatie te zien krijgt. Daarom is het zo belangrijk dat je de juiste technologiepartner kiest.

Een betaalbaar ERP-systeem samenstellen

Een oplossing hoeft niet direct alles of niets te zijn. Afhankelijk van je bedrijfsbehoeften kun je losse softwaremodules kopen. Zo wordt je team soepel naar de implementatie van ERP geleid en hoef je niet te investeren in een grote softwarehervorming zonder dat je weet of de toegevoegde functies zich wel zullen terugbetalen.

Nieuwe ERP-software integreren met met bestaande software

Zoals gezegd, moet elke ERP-oplossing die je kiest met je huidige systemen werken, maar daarnaast voorzieningen bieden die je kunnen helpen bij groei in de toekomst. Als je huidige software bijvoorbeeld de financiële kant, de toeleveringsketen en de productie binnen je bedrijf afhandelt, dan zoek je waarschijnlijk een oplossing met krachtige BI-functionaliteit.