Siirry pääsisältöön
Kannettavaa tietokonetta katsova henkilö

Mikä ERP on ja miksi sitä tarvitaan?

ERP tulee sanoista Enterprise Resource Planning (toiminnanohjausjärjestelmä). Se on ohjelmisto, jonka avulla voidaan hallita yrityksen taloushallintoa, toimitusketjua, toimintoja, kaupankäyntiä, raportointia, valmistusta ja henkilöstöhallinnon toimintoja.

Useimmilla yrityksillä on käytössä taloushallinto- ja toimintojärjestelmä. Suurin osa muista ohjelmistoista ei toimi muissa kuin jokapäiväisissä liiketoimintaprosesseissa tai ne eivät auta tulevassa liiketoiminnan kasvussa.

Yrityksen tarpeet muuttuvat liiketoiminnan kasvaessa, joten järjestelmienkin tulisi muuttua ja kasvaa. Kerromme, mikä ERP on ja miksi on järkevää käyttää ohjelmistoa, joka pysyy liiketoiminnan vaatimusten tasalla.


Mikä on toiminnanohjausjärjestelmä?

Perinteiset ERP-järjestelmät olivat yhtenäisiä ohjelmistopaketteja, joita ei voitu yhdistää muihin järjestelmiin. Jokainen järjestelmä vaati kalliin, monimutkaisen ja mukautetun koodin yksilöllisten liiketoimintavaatimusten täyttämiseksi. Tämä hidasti ja jopa esti uusien tekniikoiden omaksumista ja prosessien optimointia.

Nykypäivän ERP-ohjelmisto erottautuu myös yhdistämällä kaikki eri prosessit yhteen, joustavaan järjestelmään. Se tarjoaa yhdistämistoimintoja paitsi ERP-järjestelmien, myös tuottavuustyökalujen, sähköisen kaupankäynnin ja jopa asiakkaiden vuorovaikutusratkaisujen välillä. Näin saat paremman käsityksen siitä, miten voit optimoida prosesseja koko liiketoiminnassasi.

Nykyaikaiset ERP-ratkaisut tarjoavat myös joustavia käyttöönottovaihtoehtoja, paremman tietoturvan ja tietosuojan, kestävän kehityksen sekä vähän koodia käyttävän mukauttamisen. Ja mikä tärkeintä, ne lisäävät jatkuvuutta ja joustavuutta liiketoimintaan sekä prosesseihin tarjoamalla merkityksellisiä tietoja, joiden avulla voit tehdä innovaatioita nopeasti samalla, kun valmistaudut tulevaan.


Miksi ERP on tärkeä yritykselle

Vaikka jokaiselle liiketoimintaprosessille ei ole kaiken kattavaa ratkaisua sisältävää ohjelmistoa, ERP-teknologia paranee koko ajan. Kun olet saanut yhdistettyä prosessit, järjestelmät ja tiedot, saat tietoja, kiihdytystä sekä mukautuvuutta, joiden avulla voit aloittaa toimintojesi optimoinnin.

ERP voi parantaa liiketoimintaa kolmella tavalla:

  1. Varmista optimaalinen suorituskyky. Tekoälyä hyödyntävät ratkaisut tarjoavat merkityksellisiä tietoja, jotka parantavat päätöksentekoa ja paljastavat tapoja, joilla toimintoja voidaan tehostaa tulevaisuudessa.
  2. Nopeuta toiminnallisia vaikutuksia. Yhdistämällä prosesseja ja tietoja voit tarjota työntekijöille enemmän näkyvyyttä ja joustavuutta, jotta he voivat toimia nopeasti ja tarjota lisäarvoa koko yritykselle.
  3. Varmista liiketoiminnan ketteryys. Monet ERP-ratkaisut on suunniteltu mukautumaan tarpeisiisi ja kasvamaan yrityksesi mukana. Ne auttavat sinua valmistautumaan proaktiivisesti kaikkiin toiminnan keskeytyksiin tai markkinamuutoksiin.

Mitkä liiketoiminnot hyötyvät ERP:stä?

ERP voi kattaa monia organisaation ydintoimintoja. Se poistaa kaupankäynti- ja taustatoimintojen välisiä esteitä ja mahdollistaa samalla ratkaisujen mukauttamisen uusiin liiketoiminnan prioriteetteihin. Tässä on esimerkkejä tärkeistä liiketoiminnoista:

Kaupankäynti

Nykypäivän vähittäismyyjillä on useita haasteita. ERP-järjestelmä voi tarjota kokonaisvaltaisen monikanavaratkaisun, joka yhdistää tuki- ja myymäläkokemukset sekä digitaaliset kokemukset. Asiakkaat saavat yksilöllisempiä ja saumattomampia ostokokemuksia tekoälyn suositusten kautta, kun taas vähittäismyyjät voivat parantaa työntekijöiden tuottavuutta, vähentää petoksia ja kasvattaa liiketoimintaansa.

Taloushallinto

Nykyaikainen ERP-ratkaisu auttaa sinua lisäämään tuottavuutta sekä edistämään säännöstenmukaisuutta. Se sisältää mittaristoja sekä tekoälyn tuottamia merkityksellisiä tietoja, jotka antavat yleiskatsauksen taloushallinnosta, joten saat käsiisi reaaliaikaisia tietoja milloin ja missä tahansa. Voit myös vähentää tietojen manuaalista syöttämistä, kun automatisoit päivittäiset tehtävät ja otat käyttöön seurantamahdollisuudet, jotka auttavat säännösten noudattamisessa.

Henkilöstöhallinto

Nykyaikaisten ratkaisujen avulla hallitaan yrityksen tietoja ja yksinkertaistetaan työntekijän hallintatehtäviä, kuten palkanlaskentaa ja rekrytointia. Pystyt aiempaa paremmin säilyttämään ja rekrytoimaan työntekijöitä sekä tehostamaan heidän työskentelyään. Pystyt myös seuraamaan työntekijöiden suorituskykyä ja tutustumaan henkilöstöhallintoon liittyviin ongelmiin etukäteen.

Valmistus

Tämä toiminto parantaa yrityksen viestintää, automatisoi päivittäisiä prosesseja ohjelmistorobotiikan avulla ja antaa valmistajille mahdollisuuden täyttää asiakkaiden tarpeet ja hallita resursseja reaaliaikaisten tietojen avulla. Ratkaisu myös optimoi projektin ja kustannustenhallinnan sekä tuotannon suunnittelun.

Toimitusketju

Jos yrityksen tietojen syöttäminen ja varaston jäljittäminen tehdään yhä manuaalisesti, voit helposti säästää aikaa ja rahaa automatisoimalla prosessit ERP-järjestelmän avulla. Nykyaikaiset ratkaisut sisältävät myös raporttinäkymiä, liiketoimintatietoja ja jopa IoT-tekniikkaa, jotka auttavat saamaan varastonhallinnan kuntoon.


Kolme syytä, miksi tarvitset ERP-järjestelmän

Jos luet tätä ja kamppailet vanhan järjestelmäsi kanssa, saatat jo tietää, että järjestelmän vaihtaminen tulee eteen jossain vaiheessa. Nämä merkit osoittavat, että tarvitset uuden ERP-järjestelmän heti:

  1. Perustoiminnot eivät mahdollista kasvua: Perusta on ehkä kunnossa, mutta nykyinen ohjelmistosi rajoittaa markkinoiden laajentamista ja maailmanlaajuista kasvua. On ehkä aika ottaa käyttöön aiempaa parempi ERP-järjestelmä, joka mahdollistaa tämän.
  2. Käytössä on erillisiä järjestelmiä: Teknologian muuttuessa erilliset, itsenäiset järjestelmät eivät ehkä enää toimi yhdessä. Uusi kirjanpito-ohjelmisto ei ehkä ole yhteensopiva vanhan HR-järjestelmän kanssa, etkä halua enää tuhlata aikaa ja resursseja niiden yhdistämisyrityksiin.
  3. Et pysty vastaamaan asiakkaiden odotuksiin: Jos henkilöstösi ja asiakkaasi liikkuvat, mutta järjestelmäsi ei pysty mukautumaan tähän, on aika investoida jokaisen tarpeet täyttävään järjestelmään. Jos asiakkaiden odotuksiin sijoittaminen tuntuu liian kalliilta etkä halua antaa henkilöstölle onnistumisen mahdollistavia työkaluja, menetät työntekijäsi kilpailijoille.

VIHJE: Jos sinä tai joku henkilöstöstäsi toivoo uutta järjestelmää mutta ERP-järjestelmän muuttaminen herättää vastustusta, voit järjestää esittelytilaisuuden, jossa järjestelmään voi tutustua. Käyttöönotto sujuu paljon helpommin silloin, kun jokainen kokee olevansa mukana päätöksentekoprosessissa.


Miksi ERP-käyttöönotot ovat joillekin yrityksille pelottava asia

ERP:n ottaminen käyttöön aiheuttaa yhä epäröintiä joissakin yrityksissä, vaikka erilaisia vaihtoehtoja on useita. Epäröinti voi johtua monesta eri syystä. Pelot kuitenkin häviävät, kun oikea ratkaisu löytyy.

PELKO: Mistä tiedän, että valitsen oikean ERP-ratkaisun yritykselleni?

Löytämäsi ohjelmistoratkaisun ei tarvitse korjata kaikkea. ERP-järjestelmän tulisi pystyä yhdistämään tällä hetkellä käyttämäsi liiketoimintaprosessit yhteen järjestelmään niin, että jokainen organisaation käyttäjä näkee samat tiedot. Tämän vuoksi teknologiakumppanin valinnalla on suuri merkitys.

PELKO: Meillä ei ole varaa suureen ERP-uudistukseen.

Ratkaisun ei tarvitse olla kaikki tai ei mitään -käyttöönotto. Ohjelmistoratkaisun moduulit voidaan ostaa erikseen liiketoiminnan vaatimusten mukaan. Tämä auttaa tiimiä ERP-ratkaisun käyttöönotossa. Ohjelmiston uudistamiseen ei myöskään tarvitse sijoittaa suuria summia silloin, kun lisättävistä toiminnoista ja niiden hyödyistä ei tiedetä riittävästi.

PELKO: Emme halua menettää tällä hetkellä käytössä olevia järjestelmiä.

Kuten edellä jo mainittiin, minkä tahansa ERP-ratkaisun pitäisi paitsi toimia tällä hetkellä käytössä olevan järjestelmän kanssa myös sisältää tulevaa kasvua tukevia toimintoja. Jos käytössä oleva ohjelmisto käsittelee enimmäkseen esimerkiksi yrityksen taloushallinnon, toimitusketjun ja valmistuksen toimintoja, haluat ehkä hankkia ratkaisun, joka tuo mukaan tehokkaat liiketoimintatieto-ominaisuudet.

Katso, miten nykyaikainen ERP voi auttaa liiketoimintaasi

Sinulla nyt on hyvä käsitys siitä, mikä ERP on. Katso seuraavaksi, miten Microsoft Dynamics 365 antaa yrityksesi käyttöön nykyaikaisen toiminnanohjausjärjestelmän parhaat ominaisuudet – modulaarisia, kokonaisvaltaisia liiketoimintasovelluksia, jotka yhdistävät kaikki tietosi jatkuvasti päivittyviä merkityksellisiä tietoja varten. Näiden tietojen avulla voit vastata muuttuviin tilanteisiin nopeasti ja valmistautua tulevaan.