Fique 5 passos mais perto de um melhor sistema ERP

Se considera que os processos básicos de finanças e operações que a sua empresa utiliza já não são suficientes, poderá ter chegado o momento de implementar um sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP) mais moderno. Visto que novas funcionalidades e aplicações de ERP estão constantemente a ser desenvolvidas, é importante que analise as suas opções. Além disso, neste panorama competitivo, é possível que os seus concorrentes já estejam a atualizar os respetivos sistemas ERP e não queira ficar para trás.

O que é um sistema ERP?

O ERP é software de gestão de negócio que permite que uma organização utilize um sistema de aplicações integradas para gerir e integrar as atividades de finanças, cadeia de fornecimento, operações, relatórios, fabrico e recursos humanos de uma empresa.

Agora que já sabe o que é um sistema ERP, fique a conhecer os cinco passos que podem levá-lo a implementar uma solução melhor para o seu negócio.

Primeiro passo:

Identifique as limitações do seu sistema atual

Em seguida, poderá encontrar três sinais de que chegou o momento de substituir o seu sistema legado e implementar software novo:

Limite de crescimento

O seu sistema atual tem acompanhado o aumento de colaboradores, clientes e processos de negócio, ou a entrada em novas linhas de negócio ou mercados? Uma solução ERP deverá permitir a expansão da sua empresa, enquanto opera e mantém os processos de negócio quotidianos desta.

Falta de insights

Embora o software ERP proporcione visibilidade da totalidade do negócio em tempo real e insights sobre o panorama do setor de atividade, muitas empresas continuam a optar por software legado que funciona independentemente de outros sistemas. Isto poderá levar a que cada departamento trabalhe isolado num silo. Software que agrupe todos os sistemas e ofereça simultaneamente análise de dados e insights de negócio é uma opção vantajosa, proporcionando produtividade, crescimento e vantagem competitiva.

Sistema legado dispendioso

A maior parte das empresas não sabem bem quais são os custos de implementação e manutenção dos seus sistemas ERP atuais. Embora conheçam os custos fixos, a maior parte não conhece as vantagens e desvantagens de cada opção de implementação, quer seja uma solução ERP on-premises, na cloud ou alojada. Poderá ter chegado o momento de analisar ainda mais atentamente se deve fazer a transição para a cloud, manter tudo on-premises ou investir numa combinação de ambos.

SUGESTÃO:

Muitas empresas acreditam que têm de fazer uma remodelação completa do ERP e substituir o sistema que utilizam atualmente, mas isto não é verdade. Um sistema ERP pode ser a soma de várias aplicações e suplementos. Por este motivo, se não possui atualmente um sistema que lhe permita manter os processos que funcionam e adicionar processos novos, procure software que o faça.

Segundo passo:

Não perca de vista o que um sistema ERP deve oferecer

Vamos começar com os aspetos básicos do ERP. Estes são alguns dos componentes básicos que qualquer sistema ERP legado deve ter:

Gestão financeira

Além de o ajudar a manter a conformidade regulamentar, o seu sistema deverá fornecer análises e dados exatos que o ajudarão a controlar o orçamento, incluindo a gestão de várias moedas, do cash flow e das transações bancárias.

Fabrico

Esta função deverá dar aos fabricantes a capacidade de acederem a dados em tempo real para otimização do planeamento da produção, sem descurar a gestão de projetos e custos. O ERP para fabrico deverá igualmente proporcionar a capacidade de gerir recursos e satisfazer as necessidades dos clientes.

Cadeia de fornecimento

À medida que a introdução manual de dados e o inventário físico de mercadorias passam a ser atividades do passado, esta função deverá melhorar a gestão de armazéns e inventários, permitindo que as empresas obtenham insights mais aprofundados sobre os respetivos produtos e logística integrada.

Terceiro passo:

Descubra o que um sistema ERP moderno pode oferecer-lhe

Os sistemas ERP modernos oferecem informações incorporadas que ajudam a orientar os utilizadores para os resultados ideais. Também acompanham o crescimento do seu negócio à medida que se expande para outros mercados, ajudando a garantir a segurança dos dados dos clientes e da empresa. Além disso, uma plataforma ERP vai ainda mais longe ao satisfazer as necessidades do seu negócio, oferecendo uma personalização menos dispendiosa. Isto significa que pode trabalhar com o seu sistema legado e expandir os seus processos diários à medida que cresce. Algumas das outras ferramentas de planeamento de recursos que esta plataforma disponibiliza poderão ajudá-lo a:

Aumentar a produtividade.
Assumir o controlo da gestão financeira.
Ajudar a melhorar os serviços prestados aos clientes.
Ajudar na gestão de recursos humanos.
Otimizar as necessidades de gestão de projetos.
Melhorar a gestão de cadeias de fornecimento e operações.
Tomar decisões mais informadas através de business intelligence e inteligência artificial.

O ERP global também tem as suas vantagens. Otimiza todas as funções básicas de finanças e operações e ajuda-o a manter processos de negócio padrão, que o ajudarão a expandir-se para novos mercados e trabalhar em qualquer parte do mundo. Numa escala global, um sistema ERP oferece ferramentas para:

Ajudar a colaborar ao nível da sua organização virtual.
Suportar novas localizações, que lhe permitirão expandir-se facilmente para novos mercados.
Normalizar uma solução ERP única, ajudando a simplificar o seu ambiente de TI.

Quarto passo:

Crie um plano

Implementar um sistema completamente novo ou saber o que adicionar e o que aproveitar do que já tem poderá parecer uma tarefa hercúlea. Quanto melhor for o seu plano, mais suave será a melhoria ou a substituição do seu sistema legado. Comece com estes três passos:

1. Faça uma lista de desejos

Anote as funções de ERP que já está a utilizar. Mesmo que seja apenas um sistema básico de finanças e monitorização de inventário. Em seguida, faça uma lista das funcionalidades de que precisa ou que gostaria de ter. Agora que tem algumas opções e noções sobre o que está disponível no mercado, poderá também procurar algumas funcionalidades adicionais, como adicionar aplicações pré-criadas ou criar aplicações personalizadas.

2. Defina o seu orçamento

Agora que tem a sua lista de desejos, o próximo passo é definir um orçamento. Tal como quando compra um carro novo, deverá saber se o seu orçamento lhe permite comprar um carro em segunda mão ou um carro novo. Esta informação ajuda-o a concentrar-se nos sistemas e funcionalidades que deverá procurar. Comece pelo custo de suportar e manter um sistema e, em seguida, tente identificar taxas ocultas.

3. Não tenha medo de perguntar

Não aceite uma solução fixa. Certifique-se de que a solução que procura satisfaz as necessidades exclusivas do seu negócio. Se quiser fazer a transição de on-premises para a cloud e tiver dúvidas sobre a segurança, encontre um parceiro tecnológico que o ajudará a responder a essas preocupações.

Quinto passo:

Escolha o seu parceiro tecnológico

A parte mais importante da implementação de um novo sistema é o parceiro tecnológico que escolher. Poderá ser um extremamente vantajoso se fizer a escolha certa, na esperança de que a parceria se mantenha até que mude de sistema de ERP. Eis algumas das qualidades que deve procurar no seu parceiro de implementação futuro:

Já efetuaram implementações para uma empresa como a sua anteriormente?
Estarão disponíveis antes, durante e depois da implementação?
Têm a combinação certa de conhecimentos técnicos e sobre o produto para o ajudar?

Saiba mais sobre como escolher o parceiro tecnológico.

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