Průvodce systémy pro správu objednávek

Výhody systému OMS

Bez ohledu na velikost vaší společnosti může zavedení systému pro správu objednávek zlepšit vaše obchodní operace shora dolů. Zde je jen několik z mnoha výhod přidání systému OMS do vaší firmy.

• Automatizace. Systém pro správu objednávek se spoléhá na automatizaci, a to od obsluhy výlohy až po doručení produktu. To vám umožní ušetřit manuální práci a snížit náklady na pracovní sílu. Vzhledem k tomu, že se lhůty pro plnění objednávek zkracují, systém OMS vybere sklad nebo místo plnění, nadiktuje pořadí plnění a odešle požadavek na plnění do skladu, aby se pracovníci mohli připravit na objednávku.
  
  Díky tomu, že se vám podaří zkrátit dobu plnění, budete moci opětovně přidělovat zdroje a zaměřit se na složitější části vašeho podnikání, které napomáhají růstu a spokojenosti zákazníků. Zvýší se také bezpečnost dat, což je v dnešním stále více digitalizovaném světě významná součást.
• Méně lidských chyb. Lidské chyby, které jsou jedním z hlavních zdrojů chyb při plnění ve skladech, mohou způsobit značné problémy. Nezáleží na velikosti chyby. Zavedením přesného systému správy objednávek se úkoly vyřizují automaticky. Systém OMS může provádět vícekanálovou řízení skladu a skladovou optimalizaci zasíláním upozornění na vše od úrovně zásob až po případnou potřebu likvidace. To pomáhá předcházet zpožděním v expedici, poplatkům na trhu a nespokojeným zákazníkům.
• Vykazování v reálném čase. Zpracování objednávek trvá dlouho. Při aktualizaci systému neustále přicházejí nové informace. A když tyto položky přidáváte ručně, nemusíte mít vždy po ruce nejaktuálnější informace. Systém OMS může poskytovat údaje o objednávkách, zásobách a informacích o zákaznících v reálném čase. Tento typ dat je skvělým doplňkem k analýze vašich webových stránek a zajišťuje, že vaše marketingové strategie budou dlouhodobě úspěšné při získávání zákazníků.
• Předcházení výpadkům zásob pomocí předpovědi stavu zásob. Pokud vaše firma nemá přístup k softwaru pro prognózování a úroveň zásob, nebudete moci sledovat, kdy je třeba sklad doplnit. To vede ke dvěma velkým problémům: předzásobení a výpadkům zásob - to znamená, že máte buď velké množství neprodaných zásob, které leží ve skladu, nebo nedostatečné zásoby pro uspokojení poptávky. Přidání systému OMS řeší oba problémy.
  
  Můžete lépe předvídat nejprodávanější a nejoblíbenější sezóny, oblíbené produkty a nákupní trendy. Budete schopni přesně určit, kolik skladového prostoru budete pro své výrobky potřebovat, a mít tak vždy k dispozici správné množství zásob v daném okamžiku.
• Jediný zdroj pravdy. Na řídicím panelu OMS najdete všechny informace, které potřebujete ke sledování svého podnikání a prodeje. Díky kombinaci informací o účetnictví, zásobách a zákaznících budete moci efektivně vytvářet nové strategie.
• Snadné škálování a vícekanálové příležitosti. Vzhledem k tomu, že vaše firma neustále roste, je důležité mít systém pro správu objednávek, který může růst společně s vaší firmou. Když se stanete vícekanálovým provozem, budete muset sledovat objednávky, protože jejich plnění se komplikuje - zákazníci proudí přes více kanálů. Budete muset sledovat objednávky prostřednictvím řady tržišť a webových stránek. Systém OMS dokáže tyto objednávky centralizovat, sledovat jejich data, aktualizovat zásoby a směrování objednávek.

Podrobný proces v systému OMS

Většina systémů pro správu objednávek se řídí šestikrokovým procesem, který pomáhá přesně a rychle zpracovat a vyřídit objednávky zákazníků. Tento proces má zajistit, abyste splnili všechny potřeby zákazníků, a zároveň jim nabídnout všudypřítomný, ale přesto osobní uživatelský zážitek. Zde je těchto šest kroků:

1. Zjišťování
   První krok procesu správy objednávek pochází od zákazníka. Ať už prostřednictvím vašeho internetového obchodu, webové stránky třetí strany nebo po telefonu, zákazník vloží váš produkt do online košíku a okamžitě upraví vaše aktuální skladové zásoby. Systém vás také může upozornit, zda je zboží jednoduše v košíku, nebo zda jej zákazník opustil.
2. Provedení objednávky
   Poté, co se zákazník rozhodne produkt zakoupit, OMS komunikuje s vaším účetním nebo finančním týmem, aby ověřil informace o platbě kreditní kartou a zpracoval objednávku. Jakmile je objednávka schválena, bude směrována k realizaci.
   
   Velkoobchodní prodejci nebo prodejci B2B mohou zvolit model fakturace a při hromadných nákupech se rozhodnout nejprve pro získání cenové nabídky. Poté je jim zaslána faktura, kterou je třeba uhradit do určitého termínu.
3. Plnění objednávky
   Jakmile objednávka dorazí do skladu, váš OMS vybere nejbližší nebo nejdostupnější možnost v blízkosti místa určení objednávky a poté vypočítá náklady na dopravu a nejrychlejší dopravce. Systém OMS může pomoci s tiskem expedičních štítků, dodacích listů a účtenek.
4. Řízení skladu
   V tomto kroku bude klíčové mít pro každou položku SKU a čárový kód. Pokud má produkt obojí, zvyšuje to přesnost plnění a usnadňuje to vašemu skladu skenování produktu a jeho přidání do objednávky. Existují čtyři metody vychystávání položek ze skladu:
   
   Jedna objednávka. Položky z jedné objednávky jsou vychystány a dodány na balicí stanici.
   
   Dávkový výdej. Výdejce má v jednom kole přidělen určitý počet zakázek, které má vydat a dovézt zpět na balicí stanici.
   
   Výdej podle zóny. Každý výdejce dostane určenou skladovou zónu a položky v těchto zónách se přidávají do objednávky, jakmile projdou každou z nich.
   
   Výdej podle vlny. Všechny zóny se vybírají současně a přivádějí se na jedno místo ke konsolidaci.
   
   Pokud nějaká položka není na skladě, může váš systém OMS komunikovat s vašimi prodejci a dodavateli a poslat do skladu doplněnou zásobu s předstihem. Vytvoření bodu doplnění zásob udržuje vaše zásoby trvale skladem. Automaticky zadá novou objednávku, jakmile dosáhne nízké hranice, a zároveň upozorní vedoucí skladu na možné zpoždění plnění.
   
   Objednávka se také odešle do účetního oddělení nebo upozorní účetní software na nový nákup. Solidní řešení řízení financí usnadňuje měsíční a koncové audity, daně a další činnosti.
   
   
5. Expedice
   Jakmile je objednávka vybrána z produktů ve vašem skladu, váš balicí tým vyzvedne položky ze skladu a naskenuje je pro účely inventury. Poté vyberou, zabalí a odešlou váš výrobek na základě údajů, které vám poskytl váš systém OMS. Při balení je třeba vzít v úvahu tři věci:
   
   Přesnost objednávky. Ujistěte se, že je každá položka ve správné objednávce.
   
   Velikost balení. Naplánujte zahrnutí rozměrů do svých cen. Tři až pět standardních velikostí krabic pomáhá udržet náklady na nízké úrovni, aniž by se váš proces příliš komplikoval.
   
   Správné balení. Některé obalové materiály mohou lépe chránit váš výrobek, ale mohou být dražší. Vyberte si správný druh, který je cenově výhodný a zároveň zajistí bezpečnou cestu.
   
   Sledování. Váš OMS může také zaslat zákazníkovi oznámení o odeslání jeho produktu a odhadované době doručení. Vy i zákazník můžete sledovat produkt od jeho počáteční expedice ve vašem skladu až po místo určení.
6. Sledování po prodeji
   
   Poté, co produkt opustí váš sklad a co uplyne čas pro doručení zásilky, by měl systém OMS automaticky odeslat zákazníkovi e-mail s žádostí o ohodnocení produktu a potvrzení, že vše z jeho objednávky bylo přijato. Tato následná kontrola by měla také obsahovat podrobné pokyny, jak kontaktovat zákaznický servis.
   
   V případě nespokojeného zákazníka by mělo být snadné najít a dodržovat účinné zásady a pokyny pro vrácení peněz. Systém OMS dokáže rychle zpracovat žádost o vrácení peněz a komunikovat s účetním týmem za účelem zpracování refundace. Systém OMS se také může spojit s poskytovatelem služeb v oblasti vracení zboží, aby zajistil přesnost a aktuálnost všech údajů.

Existují také případy, kdy váš OMS může označit speciální objednávky - ať už se jedná o náhrady při vrácení, děkovné dárky nebo VIP objednávky. Když jsou tyto objednávky zpracovávány v systému, může je váš systém OMS označit jedinečným kódem, což umožní vašemu týmu pro udržení zákazníků osobně sledovat přesnost.

Výzvy systémů pro správu objednávek

Pokud vaše firma není dostatečně velká nebo nemá dostatek objednávek, aby mohla implementovat OMS, mohlo by být přidání tohoto typu platformy příliš časově nebo finančně náročné. Než tento systém přidáte do svého procesu, mohlo by být pro váš tým a podnik přínosné seznámit se s možnými překážkami, které vás čekají. Některé problémy, které se mohou v rámci procesu správy objednávek vyskytnout, jsou následující:

• Komplikace při implementaci. Přidání nového systému do vašeho procesu – nad rámec starších řešení, která jste již implementovali – se může zdát komplikované a náročné.
• Cena Na výběr je mnoho systémů pro správu objednávek v cenových relacích od stovek po tisíce dolarů - a drahý neznamená vždy nejlepší. Pokud si vaše firma nemůže dovolit komplexní systém ERP, zaměřte se na přidání robustnějšího provozního systému.
• Správné rozhodnutí. Existuje tolik systémů pro správu objednávek, že může být náročné rozhodnout se, který bude vyhovovat všem vašim potřebám. Když si projdete svůj kontrolní seznam a seřadíte položky, které musíte mít, do hierarchie s položkami, které byste chtěli mít, budete moci zjistit, který systém OMS by byl pro vaši firmu nejvhodnější.

Rozhodování o OMS vhodném pro vaši firmu vyžaduje čas a podporu mnoha vašich spolupracovníků. Abyste si byli jisti, že vyberete OMS, který bude vyhovovat všem, musíte se ptát, abyste zjistili, co je pro váš tým nejlepší.